Quy trình tổ chức sự kiện như một chuyên gia Event chỉ với 5 bước

Gửi yêu cầu cần tư vấn ngay!

Mỗi loại hình sự kiện mang tính chất khác nhau, nhưng đều giống nhau ở một điều: để mỗi sự kiện thành công, bạn luôn cần có một quy trình tổ chức sự kiện bài bản. Trong nội dung bài viết này, Luxevent sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình các bước tổ chức sự kiện chi tiết và chuyên nghiệp như một chuyên gia Event thực thụ.

Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn chỉnh như một chuyên gia

Bước 1: Nghiên cứu thông tin chi tiết về sự kiện

Nhiều người thường bỏ qua bước nghiên cứu thông tin (hay còn gọi là bản brief) khi xây dựng một quy trình tổ chức sự kiện. Đây là một sai lầm. Càng nghiên cứu kỹ thông tin, sự kiện của bạn càng dễ dàng đạt được hiệu quả và mục đích tổ chức. Bạn có thể sử dụng phương pháp 5W1H cho bước đầu tiên này.

Quy trình tổ chức một sự kiện với 5W1H

Nghiên cứu thông tin sự kiện bằng phương pháp 5W1H

Đối với tất cả các sự kiện, dù là hội thảo ra mắt sản phẩm mới, tri ân khách hàng, khai trương, tiệc cuối năm hay lễ kỷ niệm thành lập,… đều cần nắm rõ các thông tin sau:

  • Loại hình sự kiện
  • Mục đích tổ chức
  • Tính chất sự kiện
  • Thông điệp của sự kiện
  • Đối tượng tham gia, số lượng cụ thể
  • Ngân sách dự kiến
  • Các yêu cầu của sự kiện về địa điểm tổ chức, nội dung chương trình, cách thức di chuyển…

Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Sau khi đã có được bản brief của sự kiện, bạn cần lập một bản kế hoạch tổ chức sự kiện với timeline rõ ràng để đảm bảo rằng sự kiện sẽ được diễn ra suôn sẻ đúng thời điểm. Một bản kế hoạch hoàn hảo, chỉn chu bao gồm 10 nội dung:

  • Sáng tạo ý tưởng, chủ đề sự kiện
  • Xác định thời gian/địa điểm tổ chức
  • Xây dựng kịch bản, timeline chương trình
  • Liệt kê các hạng mục nhân sự/thiết bị/dịch vụ sử dụng trong sự kiện
  • Thiết kế hình ảnh, ấn phẩm cho sự kiện
  • Phân công nhân sự thực hiện
  • Lập kế hoạch truyền thông sự kiện
  • Xây dựng phương án dự phòng & quản lý rủi ro
  • Tiêu chí đánh giá hiệu quả sự kiện
  • Dự trù ngân sách
quy trình tổ chức sự kiện - lập mẫu kế hoạch chi tiết

Mẫu lập kế hoạch sự kiện với timeline chi tiết

► Xem thêm: 10/10 sự kiện thành công khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện theo mẫu này

Bước 3: Thuyết trình kế hoạch & chỉnh sửa

Bước thứ 3 trong quy trình tổ chức sự kiện sẽ quyết định bản kế hoạch của bạn có được thông qua hay không. Trước khi thuyết trình kế hoạch với Ban giám đốc, hãy nhớ rằng không có một bản kế hoạch nào là hoàn hảo ngay từ bước đầu. Hãy chuẩn bị tinh thần, sẵn sàng tiếp thu mọi phản hồi, ý kiến dù khen hay chê, đó cũng sẽ là những chất liệu quý giá giúp bạn hoàn thiện bản kế hoạch của mình một cách chỉn chu nhất.

Bước 4: Triển khai tổ chức sự kiện

Quá trình chuẩn bị để triển khai tổ chức trước khi sự kiện diễn ra cần thời gian ít nhất 2 tuần. Bạn sẽ cần làm việc liên tục, theo dõi sát sao tiến trình và có những phương án đốc thúc, xử lý kịp thời để đảm bảo tiến độ thực hiện.

  • Xin giấy phép tổ chức sự kiện
  • Liên hệ nhà cung cấp, ký hợp đồng thuê dịch vụ
  • Gửi thư mời khách tham dự
  • Thực hiện truyền thông sự kiện
  • Dàn dựng sự kiện
  • Tổng duyệt chương trình
  • Tiến hành tổ chức
Quy trình tổ chức một sư kiện chuyên nghiệp, bài bản

Một sự kiện được tổ chức thành công – Ánh hào quang của mỗi người làm event

Một số lưu ý trong quá trình triển khai tổ chức sự kiện

Đầu tiên, việc xin giấy phép nên được ưu tiên thực hiện trước thời điểm diễn ra sự kiện ít nhất 10 ngày. Nếu bạn lơ là công tác này có thể khiến chương trình xảy ra những sự cố không đáng có. Rất nhiều sự kiện lớn vì không có đủ giấy phép đã phải hoãn lại, gây thiệt hại rất lớn về thời gian, công sức cũng như tài sản và nhất là uy tín của đơn vị tổ chức.

Thứ hai, trước khi đặt bút ký bất kỳ bản hợp đồng nào, bạn cần phải đọc thật kỹ tất cả các điều khoản có trong hợp đồng và đảm bảo chúng được diễn đạt một cách rõ ràng, tốt nhất là có thể “cân đo đong đếm”. Tránh những trường hợp trong bản hợp đồng ghi “sẽ được thỏa thuận” hay “tùy tình huống sẽ có cách giải quyết hợp lý”.

Bước 5: Tổng kết, đánh giá & rút kinh nghiệm

Sau khi sự kiện kết thúc, cần tiến hành quyết toán chi phí cho tất cả các bên liên quan bao gồm cả các hạng mục chi phí phát sinh thêm bớt, thanh toán thù lao cho nhân sự tham gia sự kiện.

Bước quan trọng cuối cùng trong quy trình tổ chức sự kiện của các “chuyên gia” sự kiện đó là tổng kết, họp đánh giá, đo lường hiệu quả dựa vào phần tiêu chí đánh giá hiệu quả trong bước lập kế hoạch tổ chức và rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Quy trình tổ chức sự kiện với 5 bước trên đây có giúp bạn đủ tự tin để thực hiện tổ chức sự kiện như một chuyên gia? Bạn thấy đó, với 5 bước tưởng chừng rất ngắn ngủi, nhưng mỗi bước lại bao gồm ti tỉ công việc khác bên trong, đòi hỏi bạn luôn có một khối óc đủ linh hoạt, những kỹ năng đủ bài bản để quản lý và điều hành tốt sự kiện. Nếu bạn chưa tự tin về khả năng của mình, không sao cả, đã có  Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Luxevent sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn! Liên hệ Hotline 024 56789 666 để được phục vụ ngay nhé!

Bình luận bài viết

Dịch vụ có thể bạn quan tâm?

Các chương trình LUX đã tổ chức

error: Content is protected !!