Kinh nghiệm tổ chức tiệc liên hoan cuối năm với 9 lưu ý quan trọng

Gửi yêu cầu cần tư vấn ngay!

Bạn được sếp giao tổ chức tiệc liên hoan cuối năm cho công ty nhưng bản thân lại chưa hề có kinh nghiệm tổ chức? Bỏ túi ngay kinh nghiệm tổ chức tiệc liên hoan cuối năm với 9 lưu ý Luxevent chia sẻ sau đây để tự tin trở thành một event planner chuyên nghiệp, tạo nên một bữa tiệc cuối năm ấn tượng cho công ty.

Kinh nghiệm tổ chức tiệc liên hoan cuối năm – 9 điều quan trọng cần lưu ý

1. Xác định mục đích tổ chức tiệc liên hoan cuối năm

Mục đích tổ chức tiệc liên hoan cuối năm là định hướng giúp bạn xây dựng chủ đề và nội dung chương trình phù hợp. Chẳng hạn, nếu mục đích tổ chức là tri ân cán bộ nhân viên công ty, chương trình tiệc cuối năm cần tập trung vào yếu tố vinh danh, khen thưởng.

tiệc party cuối năm

Nếu mục đích là thúc đẩy cả công ty cùng hướng tới mục tiêu phát triển trong năm mới, cần có khẩu hiệu hành động rõ ràng, cũng như các hoạt động mang tính gắn kết, thể hiện tinh thần quyết tâm bứt phá. Trong trường hợp mục đích tổ chức tiệc tất niên cuối năm chỉ đơn giản là liên hoan họp mặt, vui chơi giải trí, bữa tiệc sẽ tập trung nhiều hơn vào các tiết mục biểu diễn, làm thỏa mãn giác quan nghe – nhìn của người tham dự.

2. Thời gian phù hợp để tổ chức dạ tiệc cuối năm

Có hai thời điểm để tổ chức tiệc liên hoan cuối năm là thời điểm trước Tết dương lịch (phù hợp với các công ty liên doanh, công ty có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh của các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam) và thời điểm trước khi nghỉ Tết âm lịch.

Khi lên kế hoạch tổ chức tiệc party cuối năm, thay vì ấn định một ngày cụ thể, bạn nên lựa chọn khoảng 2-3 thời điểm có thể tổ chức bữa tiệc. Trong trường hợp bạn liên hệ địa điểm để đặt lịch tổ chức vào ngày A nhưng không còn chỗ trống, bạn có thể linh hoạt chuyển sang ngày B. Như vậy không ảnh hưởng quá nhiều đến kế hoạch của bạn.

3. Cập nhật xu hướng concept tiệc party cuối năm 2019

Không ai muốn tham gia một bữa tiệc tất niên có kịch bản lặp đi lặp lại từ năm này sang năm khác. Những xu hướng ý tưởng, công nghệ mới góp phần tạo nên nét đặc sắc, ấn tượng cho sự kiện, là yếu tố thu hút và để lại ấn tượng mạnh mẽ với khách tham dự. Bạn có thể tham khảo xu hướng concept tiệc cuối năm 2019 được Luxevent cập nhật TẠI ĐÂY.

4. Tiêu chí để lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc liên hoan cuối năm

Tương tự như thời gian, bạn cũng nên có nhiều hơn một phương án địa điểm để linh hoạt thay đổi nếu như thời gian tổ chức của bạn không thể thay đổi được nữa. Để lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc liên hoan công ty cuối năm phù hợp, bạn cần lưu ý đến những yếu tố sau:

Vị trí địa điểm: Giao thông thuận tiện, dễ tìm kiếm. Với các địa điểm có khoảng cách xa trung tâm thành phố nên bố trí xe đưa đón người tham dự.

– Không gian địa điểm: Có sức chứa phù hợp với số lượng người tham dự cũng như các hoạt động diễn ra trong chương trình.

địa điểm tổ chức dạ tiệc cuối năm

– Tiện ích địa điểm: Nên chọn các địa điểm có sẵn bãi đỗ xe, hệ thống an ninh bảo vệ, có sẵn màn chiếu máy chiếu, âm thanh, ánh sáng cơ bản.

– Chất lượng phục vụ: Thời gian phục vụ và thái độ của nhân viên với khách hàng.

– Chi phí: Bao gồm phí thuê địa điểm, phí đặt tiệc, phí đồ uống, phí phục vụ, phí đền bù tổn thất.

► Xem ngay: 30 địa điểm tổ chức tiệc tất niên đẹp tại Hà Nội

5. Lựa chọn thực đơn tiệc cuối năm

Dù bạn lựa chọn tiệc gala cuối năm theo hình thức buffet hay set menu, thực đơn bữa tiệc cần đảm bảo có đầy đủ các món khai vị, món chính, món tráng miệng và đồ uống. Trong bữa tiệc cũng nên có các món ăn truyền thống dịp cuối năm như bánh chưng, thịt đông, dưa hành… gợi cho khách mời nhớ về mâm cơm ngày Tết, tạo bầu không khí ấm cúng, sum vầy như một bữa tiệc tất niên gia đình.

Thực đơn tiệc liên hoan cuối năm

6. Nên đặt dịch vụ riêng lẻ hay thuê trọn gói?

Khi lên kế hoạch tổ chức tiệc liên hoan cuối năm, các doanh nghiệp thường tối ưu chi phí bằng cách liên hệ nhiều đối tác cùng lúc để so sánh bảng giá, thay vì thuê một agency sự kiện tổ chức trọn gói. Hãy cùng xem xét những khía cạnh sau để quyết định nhé:

– Cuối năm là thời điểm bận rộn với hàng tá công việc gấp rút cần hoàn thành. Cách làm này không chắc giúp bạn tiết kiệm được nhiều chi phí, nhưng chắc chắn có thể khiến bạn vắt chân lên cổ chạy khi phải làm việc và quản lý nhiều nhà cung cấp cùng một lúc.

– Thực tế nhờ mối quan hệ thân thiết với các nhà cung cấp, một agency sự kiện chuyên nghiệp sẽ có được bảng giá tốt hơn so với bảng giá bạn nhận được.

– Bằng kinh nghiệm và năng lực quản lý của mình, agency có khả năng lường trước rủi ro, đảm bảo an toàn và sự suôn sẻ cho bữa tiệc cuối năm của bạn.

7. Lưu ý khi ký kết hợp đồng

Đừng bao giờ vội vàng đặt bút ký vào bất kỳ bản hợp đồng nào nếu bạn chưa xem xét kỹ lưỡng các thông tin và điều khoản trong hợp đồng.

Tất cả các hạng mục cần có thông tin cụ thể về số lượng, chất lượng, chủng loại, công suất, chi phí thuê, thời điểm thuê, thời gian thuê. Quy định rõ ràng về việc xử phạt nếu như một trong hai bên vi phạm. Lời lẽ cần chặt chẽ và không thể chối cãi. Tuyệt đối tránh các cụm từ không rõ nghĩa, mang tính chủ quan như “tùy tình huống xảy ra sẽ có phương án giải quyết” hay “được thỏa thuận sau”.

8. Kế hoạch truyền thông cho bữa tiệc liên hoan cuối năm

Vai trò của truyền thông nội bộ ảnh hưởng không nhỏ đến mức độ thành công của buổi tiệc liên hoan cuối năm. Một kế hoạch truyền thông bài bản không chỉ truyền đạt thông điệp của bữa tiệc đến sớm hơn với cán bộ nhân viên, cung cấp thông tin cần thiết về sự kiện cho người tham dự mà còn góp phần gia tăng sự đoàn kết. May mắn hơn biết đâu có một ai đó “gỡ bí” cho bạn bằng những đóng góp, sáng kiến hay cho chương trình.

truyền thông nội bộ tiệc party cuối năm công ty

9. Dự phòng rủi ro khi tổ chức tiệc liên hoan cuối năm

Nếu như chưa từng có kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm, sẽ rất khó để bạn hoạch định được các phương án dự phòng rủi ro cho buổi tiệc. Hãy bắt đầu từ mọi việc làm có thể bằng cách tiến hành tổng duyệt trước thời điểm sự kiện diễn ra một ngày. Kiểm tra kỹ hệ thống điện tòa nhà, hệ thống kiểm soát an ninh, thiết bị phòng cháy chữa cháy tại địa điểm tổ chức. Tiến hành xác nhận một lần nữa sự có mặt của khách mời. Liên hệ các nhà cung cấp để chắc chắn rằng họ không “quên” địa điểm và thời gian tổ chức bữa tiệc của bạn.

Hy vọng rằng sau khi đọc hết 9 điểm lưu ý trong quá trình tổ chức tiệc liên hoan cuối năm trên đây, bạn sẽ có được cho riêng mình những đúc kết quan trọng để tự tin tổ chức thành công bữa tiệc tất niên cuối năm sắp tới. Còn nếu bạn chưa thực sự tự tin và cần nhiều sự giúp đỡ hơn, đừng ngần ngại nhấc máy gọi ngay đến hotline 0869 80 0869 để được Luxevent hỗ trợ 24/24!

► Các bài viết hữu ích dành cho người chưa có kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm:

Kịch bản MC tiệc tất niên chi tiết

Cách thiết kế backdrop tiệc tất niên đẹp

15 nhà hàng tổ chức tiệc tất niên tại Hà Nội

Hướng dẫn viết kịch bản tổng kết cuối năm công ty

Bình luận bài viết

error: Content is protected !!