Tổ chức sự kiện cần những gì? Hướng dẫn tổ chức sự kiện với quy trình 15 bước

Gửi yêu cầu cần tư vấn ngay!

Lần đầu tiên bạn được giao nhiệm vụ tổ chức sự kiện cho công ty và bạn đau đầu với những câu hỏi: Tổ chức sự kiện cần những gì? Có bao nhiêu hạng mục cần thiết trong một sự kiện? Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn chỉnh là như thế nào? Câu trả lời hoàn hảo nằm trong quy trình 15 bước được công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 10 năm kinh nghiệm Luxevent chia sẻ ngay sau đây!

 

Tổ chức sự kiện cần những gì? Hướng dẫn tổ chức sự kiện với quy trình 15 bước

1. Xác định mục đích tổ chức sự kiện

Xác định rõ mục đích tổ chức sự kiện bao gồm những gì sẽ giúp bạn sáng tạo ý tưởng cũng như xây dựng nội dung kịch bản phù hợp, đạt được hiệu quả như mong muốn.

tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì

Thông thường, một sự kiện sẽ có một mục đích chính lớn nhất và các mục đích nhỏ đi kèm. Chẳng hạn, với sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty, mục đích chính là đánh dấu cột mốc ý nghĩa trên hành trình phát triển của doanh nghiệp. Mục đích thứ là tri ân cán bộ nhân viên, khách hàng, đối tác. Và mục đích phụ là truyền thông hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp.

2. Xác định đối tượng tham dự sự kiện

Một sự kiện dành cho đối tác, khách hàng đòi hỏi địa điểm tổ chức sang trọng, đẳng cấp. Trong khi một sự kiện dành cho nhân viên cần không gian ấm áp, gần gũi. Sự kiện dành cho trẻ nhỏ lại cần tổ chức các hoạt động vui vẻ, lý thú. Hãy xác định thật rõ ràng đặc điểm của từng đối tượng tham gia sự kiện để biết họ cần những gì, từ đó xây dựng chương trình phù hợp nhất.

3. Dự trù chi phí tổ chức sự kiện

Dự trù chi phí tổ chức sự kiện bạn cần xác định các yếu tố:

– Tổng chi phí chương trình dự kiến là bao nhiêu?

– Nguồn ngân sách bạn sẵn có là bao nhiêu?

– Có hay không nguồn tài trợ?

Tiếp theo, bạn lập một bảng kê khai chi tiết cần chi cho những hạng mục gì và ước tính khoảng chi phí bạn dành cho từng hạng mục. Sau đó, bạn chỉnh sửa, thêm bớt các hạng mục sao cho phù hợp với tổng ngân sách.

Ví dụ, nếu ngân sách dồi dào, bạn có thể lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại các khách sạn 4, 5* sang trọng. Ngược lại, nếu kinh phí có hạn, bạn chỉ nên lựa chọn các trung tâm tổ chức sự kiện hoặc các nhà hàng có không gian đẹp để tổ chức.

Cuối cùng, bạn xét xem các hạng mục như vậy đã phù hợp với mục đích, yêu cầu của sự kiện hay chưa và cân nhắc có cần kêu gọi thêm nguồn tài trợ không?

4. Xác định thời gian tổ chức sự kiện cần lưu ý những gì?

Một số sự kiện sẽ có thời gian tổ chức đặc thù. Ví dụ như sự kiện khai trương, khánh thành, khởi công, động thổ cần phải xem xét kỹ lưỡng ngày, giờ tổ chức phù hợp phong thủy và mệnh của gia chủ. Trong khi đó, lễ kỷ niệm thành lập thường được tổ chức vào đúng ngày thành lập công ty.

Đối với các sự kiện còn lại, thời gian tổ chức nên được ấn định vào một ngày cuối tuần. Nếu là ngày trong tuần nên diễn ra sau 16h. Đây là khoảng thời gian mọi người không vướng bận công việc, có thể đến tham dự sự kiện thoải mái và đông đủ nhất.

Ngoài ra, khi xác định thời gian diễn sự kiện, bạn cần lưu ý về khoảng thời gian cần thiết phục vụ cho công tác chuẩn bị. Thông thường, bạn cần ít nhất 1 tháng để lên kế hoạch tổ chức cho một sự kiện. Thời gian chuẩn bị càng dài thì sự kiện của bạn càng được tổ chức một cách chỉn chu, hoàn hảo.

5. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cần lưu ý những gì để thuê được một địa điểm ưng ý?

– Không gian phù hợp tính chất sự kiện

– Sức chứa phù hợp quy mô sự kiện

– Dịch vụ đa dạng theo yêu cầu sự kiện: Phòng nghỉ, nhà hàng, teabreak…

– Chi phí thuê địa điểm phù hợp ngân sách dự kiến

– Vị trí dễ tìm kiếm, giao thông thuận tiện

– Có bãi đỗ xe

Một vấn đề bạn có thể gặp phải đó là khi tìm được địa điểm ưng ý thì địa điểm đó đã được người khác đặt thuê vào đúng thời gian bạn dự định tổ chức sự kiện. Vì vậy, Luxevent khuyên bạn nên dự phòng 2-3 thời điểm có thể tổ chức sự kiện cũng như lên kế hoạch khảo sát nhiều hơn 1 địa điểm. Nhờ đó, bạn có thể thay đổi linh hoạt trong mọi trường hợp.

 

tổ chức sự kiện cần làm những gì

6. Phân công nhiệm vụ cho từng nhóm

Một sự kiện phức tạp có thể có tới hàng trăm hạng mục phải lo và một mình bạn sẽ không thể cáng đáng được hết khối lượng công việc khổng lồ đó. Thành lập một ban tổ chức và tiến hành phân công công việc cho từng nhóm thành viên sẽ giúp bạn giảm bớt gánh nặng cũng như đảm bảo thời gian thực hiện nhanh chóng hơn.

Phân công nhiệm vụ tổ chức sự kiện bao gồm những gì?

– Nhóm Ý Tưởng:

Phụ trách lên ý tưởng về chủ đề, concept sự kiện, kịch bản chương trình, keymoment sự kiện, ý tưởng thiết kế, trang trí không gian tổ chức sự kiện cũng như các ấn phẩm truyền thông như backdrop sự kiện, thiệp mời, quà tặng. Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện truyền thông trước và sau sự kiện.

– Nhóm Hậu Cần:

Phụ trách đặt thuê các dịch vụ bao gồm: Thuê phương tiện di chuyển (máy bay, tàu, thuyền, xe), địa điểm tổ chức sự kiện, địa điểm lưu trú (khách sạn), dịch vụ ăn uống (nhà hàng), thuê thiết bị (âm thanh, ánh sáng, trình chiếu), thuê nhân sự sự kiện (MC, ca sĩ, PG, lễ tân), dịch vụ media (quay phim, chụp hình sự kiện).

– Nhóm Điều Hành:

Chịu trách nhiệm lên danh sách thành viên, xây dựng agenda chương trình, xin giấy phép tổ chức, quản lý rủi ro, giám sát, điều phối và vận hành tổ chức sự kiện.

Bạn nên lập một bản checklist cụ thể cho từng bộ phận để đảm bảo không xảy ra bất kỳ thiếu sót nào.

7. Sáng tạo ý tưởng tổ chức sự kiện

Sáng tạo ý tưởng tổ chức sự kiện cần những gì? Đây là lúc nhóm Ý Tưởng bắt tay vào thực hiện công việc của mình.

Lựa chọn chủ đề, concept sự kiện

Sáng tạo ý tưởng chủ đề và concept sự kiện cần dựa vào mục đích tổ chức sự kiện cũng như thông điệp bạn muốn truyền tải tới khách tham dự thông qua sự kiện đó.

Chủ đề (slogan) sự kiện nên ngắn gọn, xúc tích, vần điệu, dễ nhớ, tập trung vào thông điệp sự kiện với độ dài không quá 10 từ.

Concept được coi là “linh hồn” của sự kiện, góp phần làm nổi bật chủ đề, thông điệp của sự kiện thông qua tất cả các hạng mục thiết kế, trang trí không gian tổ chức, ấn phẩm truyền thông, dresscode cũng như key moment sự kiện.

tổ chức sự kiện bao gồm những công việc gì

Xây dựng kịch bản chương trình sự kiện

Có tới 3 loại kịch bản chương trình sự kiện nhưng nhiều người thường chỉ biết tới một loại duy nhất. Vậy 3 loại kịch bản tổ chức sự kiện bao gồm những gì?

– Kịch bản sự kiện tổng quát: Chi tiết timeline chương trình với các nội dung chính tương ứng

– Kịch bản MC sự kiện: Kịch bản dẫn chương trình của MC với ngôn từ được trau chuốt kỹ lưỡng

– Kịch bản kỹ thuật sự kiện: Dành cho đội ngũ kỹ thuật điều chỉnh âm thanh – ánh sáng – trình chiếu theo nội dung chương trình

 

8. Lập kế hoạch truyền thông sự kiện

Về thời gian, kế hoạch truyền thông sự kiện bao gồm truyền thông trước sự kiện và sau sự kiện.

Về đối tượng, kế hoạch truyền thông sự kiện bao gồm truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài doanh nghiệp.

Về phương tiện truyền thông, có rất nhiều kênh truyền thông nhưng mỗi sự kiện lại phù hợp sử dụng một kênh truyền thông khác nhau. Ví dụ các sự kiện marketing như khai trương, ra mắt sản phẩm mới nên sử dụng công cụ PR báo chí, PR Mạng xã hội. Các sự kiện nội bộ như team building, ngày hội gia đình, lễ kỷ niệm thành lập có thể truyền thông bằng cách tổ chức các cuộc thi nhỏ trước thềm sự kiện, fanpage công ty hoặc các poster, thông báo tại văn phòng…

 

Hướng dẫn tổ chức sự kiện

9. Lập danh sách khách mời tham gia sự kiện

Bạn nên tiến hành lập danh sách khách mời tham gia sự kiện và chốt số lượng người tham dự sớm. Đặc biệt cần lưu ý đến các đặc điểm của người tham gia như: Tỉ lệ nam/nữ, số lượng trẻ em/người già, mối quan hệ giữa các thành viên… để đặt dịch vụ sao cho chuẩn chỉnh, hợp lý và tiết kiệm ngân sách.

10. Xin giấy phép tổ chức sự kiện

Tùy theo loại hình sự kiện, bạn cần phải làm hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện để gửi lên các cơ quan chức năng xét duyệt trước thời điểm diễn ra ít nhất 10 ngày. Không có giấy phép tổ chức sự kiện có thể khiến sự kiện của bạn phải hoãn/hủy bất cứ lúc nào. Vì vậy, đây là hạng mục cực kỳ quan trọng và cần thiết để sự kiện được diễn ra suôn sẻ.

 

11. Booking dịch vụ sự kiện

Phương tiện di chuyển

Nếu sự kiện của bạn cần di chuyển bằng máy bay, tàu xe, hãy đặt vé càng sớm càng tốt để có được giá vé rẻ nhất. Nên chọn thời điểm khởi hành vào buổi sáng, đa phần các chuyến bay sẽ xuất phát đúng giờ.

Trong trường hợp di chuyển bằng xe ô tô, bạn cần đảm bảo lựa chọn được nhà xe uy tín, chất lượng, đảm bảo đúng giờ và thái độ phục vụ tốt.

Địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi khảo sát các địa điểm và lựa chọn được địa điểm ưng ý nhất, bước tiếp theo bạn cần ký hợp đồng và đặt cọc dịch vụ với đơn vị cho thuê địa điểm. Ngoài mức giá thuê hội trường, phòng nghỉ, dịch vụ ăn uống đã được báo giá ngay từ đầu, bạn nên đặc biệt lưu ý đến các dịch vụ đi kèm khác như phí phục vụ, phí đồ uống, phí trông giữ xe, phí mang đồ dùng, thiết bị từ bên ngoài vào hay phí đền bù khi làm vỡ, hỏng đồ dùng, thiết bị. Đây đều là những khoản chi phí ít người lưu ý tới những lại rất dễ phát sinh trong quá trình sự kiện diễn ra.

Bên cạnh đó, đừng quên hỏi nhà cung cấp các chương trình khuyến mại, chính sách giảm giá bạn có thể được hưởng. Số tiền tuy không quá nhiều nhưng sẽ phần nào giúp bạn tiết kiệm một khoản chi phí để trang trải cho những hạng mục khác.

Nhân sự sự kiện

Nhân sự sự kiện gồm có MC, PG, lễ tân, ca sĩ, nhóm múa, DJ. Nhân sự sự kiện có thể coi là “người đại diện” cho hình ảnh của doanh nghiệp trước mặt quan khách. Vì vậy hãy nêu rõ những tiêu chí bạn mong muốn với nhà cung cấp về ngoại hình cũng như tác phong, kinh nghiệm của từng vị trí.

quy trình tổ chức sự kiện gồm những gì

Bạn nên thuê nhân sự sự kiện từ một công ty tổ chức sự kiện uy tín để có được đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, tránh tình trạng đến muộn hoặc bùng show.

Thiết bị sự kiện

Thông thường, tại các địa điểm tổ chức sự kiện đã được lắp đặt sẵn các thiết bị phục vụ cho những sự kiện đơn giản như hội nghị, hội thảo. Nếu sự kiện của bạn có tiết mục biểu diễn, bạn cần thuê các thiết bị chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng âm thanh, ánh sáng trình diễn tốt nhất. Nếu không có sự am hiểu về thiết bị tổ chức sự kiện cần những gì, hãy tham khảo một đơn vị sự kiện có kinh nghiệm để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

Quay phim, chụp hình sự kiện

Dịch vụ quay phim và chụp hình sự kiện không chỉ giúp bạn lưu lại những khoảnh khắc ý nghĩa của sự kiện, mà còn là tư liệu truyền thông vô cùng quý giá sau này. Hãy đưa ra yêu cầu chi tiết với cameraman về các khoảnh khắc, góc máy … cần chụp để họ nắm rõ yêu cầu và cho ra được những tấm hình ưng ý nhất.

12. Dự phòng những rủi ro trong tổ chức sự kiện

Hầu hết các sự kiện đều ẩn chứa rủi ro nhưng nếu có sự lường trước, bạn sẽ không lâm vào tình thế bất ngờ và dễ dàng giải quyết mọi rủi ro đó.

Một số rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện:

– Thời tiết xấu: Trời mưa có thể gây ảnh hưởng lớn đến các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời, với những sự kiện trong nhà có thể gây ra tắc đường, khiến khách tham dự đến muộn.

Giải pháp: Theo dõi dự báo thời tiết thường xuyên. Dự phòng ô, dù, mái che hoặc một địa điểm tổ chức trong nhà nếu thuận tiện. Khi nhận thấy dấu hiệu thời tiết xấu vào thời gian bắt đầu diễn ra chương trình, cảnh báo cho khách tham dự đến sớm hơn.

– Sự cố điện: Chập, cháy, mất điện.

Giải pháp: Kiểm tra hệ thống điện trước chương trình. Chuẩn bị sẵn máy phát điện đủ công suất.

– Sự cố thiết bị: Thiết bị hư hỏng, thiếu số lượng.

Giải pháp: Luôn có checklist thiết bị cũng như tất cả các hạng mục trong chương trình. Chạy thử thiết bị trước khi chương trình diễn ra 2h đồng hồ.

– Yếu tố con người: Nhân sự đến muộn.

Giải pháp: Trước khi sự kiện diễn ra 1 ngày, yêu cầu toàn bộ nhân sự có mặt trước thời gian bắt đầu ít nhất 30 phút.

13. Vận hành tổ chức sự kiện

Sau bao ngày chuẩn bị, đã đến lúc bạn hiện thực hóa bản kế hoạch tổ chức sự kiện của mình. Liệu bạn đã biết công tác vận hành tổ chức sự kiện cần những gì? Lưu lại ngay những công việc quan trọng sau nhé:

lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần những gì

Setup địa điểm tổ chức

Trước thời điểm diễn ra sự kiện ½ ngày đến 2 ngày. Tùy độ phức tạp của các hạng mục, thiết bị sự kiện. Sau khi setup xong, bạn tiến hành kiểm tra các thiết bị về chất lượng, số lượng, công suất, đảm bảo phương án thay thế kịp thời nếu có hỏng hóc, thiếu hụt.

Tiến hành tổng duyệt chương trình

Trước khi sự kiện bắt đầu 1h đến 1 ngày. Đây cũng là lúc bạn cần trao đổi rõ ràng với nhân sự MC, lễ tân, ca sĩ, nhóm nhảy… về thời gian, thái độ với khách mời cũng như chi tiết từng hạng mục công việc.

Họp ban tổ chức, phân công công việc cũng như đưa checklist cho từng nhóm.

Vận hành tổ chức

Bạn cần liên tục theo dõi, giám sát, điều phối trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Hãy chuẩn bị thật tốt tinh thần để ứng biến linh hoạt trong mọi tình huống.

Kết thúc

Thu dọn, trả lại mặt bằng.

14. Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm

Chẳng ai sinh ra đã biết cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Người ta tổ chức mãi thì thành chuyên nghiệp thôi. Kết thúc sự kiện, hãy tổng kết lại những điều bạn đã làm được và chưa làm được, từ đó rút ra kinh nghiệm quý giá cho những lần sắp tới.

Một số câu hỏi sau đây sẽ gợi ý cho bạn các yếu tố đánh giá công tác tổ chức sự kiện của mình:

– Mức độ thành công của quá trình lập kế hoạch sự kiện

– Mức độ thành công của chiến dịch truyền thông trước sự kiện (số lượng khách tham gia, độ phủ sóng thương hiệu)

– Mức độ thành công của quá trình vận hành, tổ chức sự kiện

– Mức độ hợp lý, hiệu quả của chi tiêu ngân sách

– Sự tác động doanh số sau sự kiện

15. Truyền thông sau sự kiện

Tận dụng sức nóng của sự kiện, việc truyền thông sau sự kiện cần đảm bảo được thực hiện nhanh chóng ngay sau khi chương trình kết thúc. Sử dụng các hình ảnh, video clip để viết bài PR, thực hiện phóng sự đăng trên website, fanpage, báo chí…

Với quy trình 15 bước chi tiết trên đây hi vọng đã giúp bạn trả lời câu hỏi tổ chức sự kiện cần những gì. Chúc sự kiện của bạn sẽ diễn ra thật thành công, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt đẹp với khách mời. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình lập kế hoạch và triển khai tổ chức, đừng quên liên hệ công ty tổ chức sự kiện Luxevent để nhận tư vấn miễn phí hoặc tham khảo dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp của chúng tôi TẠI ĐÂY.

Bình luận bài viết

error: Content is protected !!