Xin giấy phép tổ chức sự kiện 2020 – Thông tin chi tiết từ A đến Z

Gửi yêu cầu cần tư vấn ngay!

Nhiều doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam vẫn còn mơ hồ với các văn bản pháp luật, giấy phép quy định về tổ chức sự kiện. Chính vì sự thiếu am hiểu này, không ít sự kiện đã bị buộc phải hủy bỏ vào phút chót. Đúc kết từ 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp, Luxevent sẽ cung cấp cho bạn thông tin đầy đủ từ A đến Z về thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện 2020, giúp sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.

Xin giấy phép tổ chức sự kiện 2020 – Thông tin chi tiết từ A đến Z

quy định xin giấy phép tổ chức sự kiện

1. Những sự kiện nào cần phải xin giấy phép tổ chức?

Ngoài một số sự kiện nhỏ mang tính cá thể như tiệc thôi nôi, sinh nhật, họp lớp họp khóa, tất cả các sự kiện của doanh nghiệp, tổ chức đều phải xin giấy phép tổ chức từ các cơ quan ban ngành nhà nước như: Họp báo ra mắt sản phẩm mới, hội nghị hội thảo, chạy roadshow, trình diễn thời trang, biểu diễn nghệ thuật, các cuộc thi sắc đẹp…

Tham khảo thêm: Tổ chức họp báo và những điều cần biết

2. Quy trình thực hiện thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện

Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ xin cấp phép theo quy định

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền tiến hành xem xét, giải quyết hồ sơ, nếu hồ sơ đáp ứng đủ yêu cầu sẽ tiến hành cấp Giấy phép tổ chức sự kiện cho đơn vị tổ chức

Bước 4: Nhận Giấy phép tổ chức sự kiện từ cơ quan thẩm quyền.

Tổ chức sự kiện cần những gì? Hướng dẫn tổ chức sự kiện với quy trình 15 bước

3. Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện thông thường gồm có 7 loại giấy tờ:

– Đơn đề nghị cấp phép tổ chức sự kiện theo mẫu do doanh nghiệp soạn. Lưu ý đối với các chương trình không bán vé cần ghi rõ nội dung “chương trình không bán vé”. Đối với các chương trình bán vé cần nộp kèm market vé bán.

– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện (mỗi bên 2 bản)

– Kịch bản chương trình sự kiện có chữ ký và đóng dấu treo của doanh nghiệp

– Giấy ủy quyền cho đơn vị tổ chức sự kiện nếu doanh nghiệp thuê công ty sự kiện bên ngoài tổ chức

– Hợp đồng tổ chức sự kiện nếu doanh nghiệp thuê công ty sự kiện bên ngoài tổ chức

– Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện do bên cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện soạn thảo: Làm thành 4 bản, 1 bản nộp lên bộ Cục Tác quyền, một bản nộp lên Sở Văn hóa Thể thao Du lịch, một bản bên thuê địa điểm giữ, một bản doanh nghiệp giữ

– Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt đối với các chương trình có quân nhạc, văn công, lực lượng địa phương tham gia: Chuẩn bị 3 bản, 1 bản nộp Cục Tác quyền, một bản nộp Sở VHTTDL, một bản doanh nghiệp giữ

– Hợp đồng đặc biệt khác (nếu có)

Lưu ý:

– Đối với các chương trình khuyến mãi hay bốc thăm trúng thưởng cần có đơn đề nghị cấp phép nộp lên Sở Công Thương

– Đối với các sự kiện là giải đấu phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải, Hợp đồng/Biên bản ghi nhớ với đơn vị phối hợp thực hiện

– Tất cả các loại giấy tờ cần được đóng dấu giáp lai, ghi chú rõ Nộp lưu chiểu ở phần nơi nhận

Ngoài 7 loại giấy tờ nêu trên, tùy theo từng sự kiện hồ sơ xin cấp phép sẽ cần thêm những loại giấy tờ khác như:

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức họp báo

– Đơn xin cấp phép tổ chức họp báo theo mẫu

– Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

– Các giấy tờ liên quan tới mục đích tổ chức, nội dung chương trình họp báo: chương trình khuyến mại, giấy phép biểu diễn…

hồ sơ xin giấy phép tổ chức họp báo

►Thông tin hữu ích dành cho bạn: Dịch vụ tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm với 100+ kênh báo chí uy tín

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức biểu diễn ca nhạc

– Đơn xin cấp phép tổ chức biểu diễn ca nhạc. Nếu không bán vé cần ghi rõ nội dung “chương trình không bán vé”. Nếu có bán vé cần nộp kèm market vé bán.

– Bản sao công chứng giấy phép hoạt động kinh doanh

– Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức

– Hợp đồng mua tác quyền với tác giả tác phẩm hoặc giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền ở cục tác quyền

– Bản ghi lời bài hát

– Hồ sơ hộ chiếu của nghệ sĩ nước ngoài với các chương trình có nghệ sĩ nước ngoài biểu diễn

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức trình diễn thời trang

– Đơn xin cấp phép trình diễn thời trang

– Hợp đồng địa điểm tổ chức

– Danh sách người mẫu tham gia

– Hình mẫu trang phục trình diễn

– Tổ chức phúc khảo trước ngày diễn ít nhất 5 ngày

4. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện

Bên cạnh việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, các doanh nghiệp, tổ chức cần biết chính xác nơi xin giấy phép tổ chức sự kiện ở đâu để tránh mất thời gian, tiền bạc và công sức.

Các cơ quan tiếp nhận giải quyết hồ sơ cấp phép tổ chức sự kiện gồm Sở Văn hóa – Thể thao và Du lịch, Cục nghệ thuật biểu diễn, Ủy ban nhân dân các cấp. Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể, đơn vị tổ chức cần nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với sự kiện đó như Sở Công thương, Cục Tác quyền, v.v..

5. Thời hạn nộp hồ sơ

Đối với phần lớn các chương trình sự kiện, thời hạn nộp hồ sơ là trước 10 ngày diễn ra sự kiện. Riêng đối với sự kiện trình diễn thời trang, các trang phục biểu diễn cần được duyệt phác thảo trước thời điểm diễn ra sự kiện ít nhất 30 ngày.

6. Một số mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Mẫu đơn Đề nghị cấp giấy phép tổ chức họp báo

Mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức họp báo

Mẫu đơn Đề nghị cấp giấy phép tổ chức lễ hội

Mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức lễ hội

7. Lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện

Dự trù thời gian xin cấp phép

Trong quá trình làm hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện rất có thể xảy ra những tình huống không lường trước như phải điều chỉnh lại nội dung, bổ sung thêm giấy tờ cần thiết… Vì vậy, không nên để sát ngày tổ chức sự kiện mới tiến hành xin giấy phép.

Bên cạnh đó, tùy thuộc vào hồ sơ xin cấp phép, các cơ quan thẩm quyền cần có thời gian xem xét và phê duyệt hồ sơ, chưa kể các ngày nghỉ, lễ, Tết. Đơn vị tổ chức sự kiện cần tìm hiểu kỹ càng để dự tính thời gian nộp và nhận giấy phép cho chính xác.

Hiểu biết tường tận về nơi xin cấp phép

Nếu là người chưa từng có kinh nghiệm xin giấy phép tổ chức sự kiện, bạn sẽ tốn kha khá thời gian và công sức để hoàn thiện thủ tục nếu như không hiểu rõ cách hoạt động của các cơ quan có thẩm quyền cấp phép.

Chẳng hạn như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch sẽ chỉ nhận hồ sơ vào buổi sáng, nếu bạn đến vào buổi chiều chắc chắn phải quay lại một lần nữa vào sáng ngày hôm sau. Do đó, bạn cần nắm được những thông tin quan trọng về thời gian và quy định làm việc của từng cơ quan thẩm quyền có liên quan.

Trên đây là những thông tin đầy đủ về xin giấy phép tổ chức sự kiện 2020. Hy vọng những thông tin hữu ích này phần nào sẽ giúp cho quá trình xin cấp phép tổ chức sự kiện của bạn được nhanh chóng, dễ dàng hơn. Để được hỗ trợ tư vấn các thông tin về tổ chức sự kiện, vui lòng liên hệ Luxevent theo hotline 0869 80 0869.

Bình luận bài viết

error: Content is protected !!