Thuê địa điểm tổ chức sự kiện không đơn giản chỉ là việc bạn ngồi xem một danh sách dài các nhà cung cấp cho thuê địa điểm rồi lựa chọn một địa điểm mình “cảm thấy” phù hợp nhất và liên hệ đặt chỗ ngay. Việc bạn cần làm là đến tận nơi khảo sát, làm việc trực tiếp với đơn vị cho thuê. Và quan trọng nhất, đừng quên bỏ túi 7 lưu ý dưới đây để thuê được một địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội ưng ý.

Những điều cần lưu ý khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội

1. Thuê địa điểm có không gian phù hợp với tính chất sự kiện

Một địa điểm có không gian phù hợp với tính chất sự kiện sẽ góp phần không nhỏ tạo nên thành công của sự kiện đó. Chẳng hạn, thuê địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm mới cần có không gian sang trọng, đẳng cấp như các khách sạn tiêu chuẩn 4-5* nhằm thể hiện được uy tín và vị thế thương hiệu doanh nghiệp. Ngược lại, thuê địa điểm tổ chức các sự kiện mang tính thân mật, gần gũi như họp lớp, tiệc liên hoan, không gian ấm cúng của các nhà hàng sẽ phù hợp hơn cả.

Các khách sạn sang trọng là địa điểm lý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng

Bên cạnh đó, một yếu tố quan trọng bạn không thể bỏ qua đó là không gian địa điểm thuê tổ chức sự kiện cần có đủ sức chứa với lượng người tham gia sự kiện và cả các hoạt động diễn ra trong sự kiện đó. Không nên thuê một địa điểm có không gian quá nhỏ so với quy mô dự kiến ban đầu dù bạn cho rằng số lượng khách mời tham dự sự kiện sẽ không đủ như trong danh sách.

► Nhiều người cùng tìm kiếm: Danh sách 20 khách sạn tổ chức sự kiện tại Hà Nội đạt chuẩn 4-5*

2. Cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu của sự kiện

Khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện, cần lưu ý đến cơ sở vật chất của địa điểm đó có đáp ứng được các yêu cầu của sự kiện hay không, chẳng hạn:

– Có sân khấu hoặc khu vực lắp đặt sân khấu hay không

– Thiết bị âm thanh ánh sáng có đầy đủ, đáp ứng công suất tiêu chuẩn?

– Tình trạng phòng/gạch lát/sơn tường ra sao?

– Mức độ cách âm, điểu chỉnh ánh sáng như thế nào?

– Tính linh hoạt khi sắp xếp lại đồ vật, bàn ghế theo ý muốn, v.v..

Địa điểm tổ chức sự kiện có thể sắp xếp bàn ghế linh hoạt theo mong muốn

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện có chất lượng dịch vụ tốt

Các tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ của một địa điểm có thể được dựa trên:

– Thái độ phục vụ của nhân viên

– Chất lượng thức ăn/đồ uống

– Khả năng giải quyết và xử lý các sự cố phát sinh

– Các cam kết của bên cung cấp cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Tất cả những yếu tố trên đều có thể tác động trực tiếp đến ấn tượng cũng như cảm xúc của khách mời đến toàn bộ sự kiện và đơn vị tổ chức sự kiện đó. Vì vậy, bạn nên quan sát cũng như trao đổi thật rõ với các nhà cung cấp địa điểm trong quá trình làm việc giữa hai bên.

► Tham khảo: TOP 10 trung tâm tổ chức sự kiện tại Hà Nội có không gian đẹp nhất

4. Nên thuê địa điểm tổ chức sự kiện có nhiều tiện ích đa dạng đi kèm

Một địa điểm tích hợp sẵn các tiện ích đa dạng sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được công sức, thời gian và chi phí thay vì phải liên hệ và quản lý nhiều nhà cung cấp cùng một lúc.

Ví dụ thuê địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo, nên chọn địa điểm có sẵn hệ thống thiết bị hội họp, wifi tốc độ cao, cung cấp tiệc teabreak hay các dịch vụ văn phòng như phòng doanh nhân, dịch vụ photocopy, dịch thuật,… Với các bữa tiệc liên hoan có tổ chức hát karaoke, nên chọn một nhà hàng có sẵn hệ thống máy chiếu, màn chiếu, loa âm thanh, micro, kết nối internet, v.v..

Thuê địa điểm tổ chức hội thảo có sẵn thiết bị âm thanh, hội họp đạt chuẩn

5. Địa điểm tổ chức sự kiện cần đảm bảo yếu tố an ninh, an toàn

Để hạn chế những rủi ro không đáng có về con người và tài sản, trước khi quyết định thuê địa điểm tổ chức sự kiện nào đó, bạn cần lưu ý đến vấn đề an ninh, an toàn của địa điểm.

– Có đội ngũ bảo vệ túc trực 24/24 hay không?

– Có bãi đỗ xe và nhân viên trông giữ xe hay không?

– Các thiết bị phòng cháy chữa cháy, camera an ninh có được trang bị đầy đủ, đang trong tình trạng hoạt động tốt?

– Các lối thoát hiểm, tình trạng hoạt động của thang máy có đảm bảo nếu sự cố bất ngờ xảy ra?

Đặc biệt ưu tiên các địa điểm cho thuê tổ chức sự kiện gần bệnh viện, trung tâm y tế phòng các trường hợp khách mời đột ngột lên cơn đau tim, ngất xỉu… sẽ được cấp cứu kịp thời.

6. Ưu tiên những địa điểm có vị trí thuận tiện, dễ tìm kiếm

Những địa điểm có vị trí đẹp, dễ tìm kiếm là một trong những yếu tố giúp tăng số lượng người đến tham dự sự kiện của bạn. Theo kinh nghiệm của công ty tổ chức sự kiện Luxevent, bạn nên lựa chọn một địa điểm ở khu vực trung tâm hoặc cách khu vực trung tâm trong vòng bán kính 5km.

Tránh những tuyến đường đông đúc, hay kẹt xe gây tắc đường hoặc những địa điểm nằm sâu trong các con phố nhỏ gây khó khăn trong việc tìm kiếm. Nếu bắt buộc phải chọn một địa điểm ở xa, bạn nên có bản đồ hướng dẫn cụ thể về cung đường di chuyển thuận tiện nhất để gửi đến từng khách mời.

► Có thể bạn quan tâm: 10 quán cafe tổ chức hội thảo, workshop không gian đẹp tại Hà Nội

7. Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện hợp lý

Mỗi địa điểm sẽ có một mức giá cho thuê khác nhau, bạn nên dựa vào ngân sách của mình để lựa chọn một địa điểm phù hợp. Ngoài mức giá thuê hội trường, phòng họp là khoản chi phí dễ dàng so sánh, cần lưu ý đến các dịch vụ đi kèm khác như phí đồ ăn thức uống, phí phục vụ, phí trông giữ xe.

Các khoản phí đồ ăn, phí phục vụ nên được trao đổi rõ ràng

Đặc biệt cần trao đổi rõ về các khoản phí trả thêm khi mang đồ dùng từ bên ngoài vào hay phí đền bù khi làm vỡ, hỏng đồ dùng, thiết bị – đây đều là những khoản phí ít người lưu ý tới.

Khi làm việc với các nhà cung cấp địa điểm, bạn đừng quên hỏi họ về các chính sách giảm giá, khuyến mãi đang áp dụng. Có những địa điểm sẽ áp dụng chính sách khuyến mãi nhất định với từng khách hàng tùy theo số lượng dịch vụ họ sử dụng hoặc quy mô người tham dự sự kiện đó… Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí để trang trải cho những hạng mục khác của sự kiện.

Lời khuyên cuối cùng là đừng quá dựa vào bảng giá để đưa ra quyết định. Hãy biết cân nhắc giữa hai yếu tố chất lượng và giá cả. Đôi khi một địa điểm có chi phí cho thuê rẻ nhưng chất lượng không đáng đồng tiền bát gạo lại có thể gây ra những sự cố không đáng có cho sự kiện của bạn.

Hy vọng 7 lưu ý trên đây sẽ giúp bạn thuê được một địa điểm tổ chức sự kiện ưng ý nhất. Nếu bạn đang muốn thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội cho lễ kỷ niệm thành lập, họp báo ra mắt sản phẩm, hội thảo, tri ân khách hàng hay bất kỳ sự kiện nào nhưng chưa tìm được địa điểm phù hợp, đừng ngần ngại liên hệ Luxevent – Event company chuyên nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất nhé!

► Xem ngay: 40 địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội – Cập nhật mới nhất 2020