Hiện nay, tổ chức họp báo là công cụ truyền thông ưa thích được các doanh nghiệp sử dụng để quảng bá cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới hay khai trương, khánh thành các văn phòng, showroom, nhà máy… Tưởng chừng là sự kiện đơn giản, tuy nhiên quy trình tổ chức họp báo gồm rất nhiều bước và đòi hỏi đơn vị tổ chức phải có thời gian chuẩn bị ít nhất là hai tháng. Cụ thể các bước trong quy trình tổ chức sự kiện họp báo như thế nào? Cùng Luxevent tìm hiểu ngay nhé!
9 bước trong quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp
1. Xác định mục đích & mục tiêu của buổi họp báo
Xác định mục đích tổ chức họp báo sẽ giúp bạn lựa chọn đúng chủ đề sự kiện cũng như thông điệp truyền tải thông qua sự kiện đó.
Bên cạnh việc xác định mục đích, mục tiêu của buổi họp báo cũng cần được xác định rõ ràng. Dựa vào mục tiêu, bạn có thể dễ dàng đánh giá và đo lường được mức độ hiệu quả của sự kiện sau khi kết thúc. Mục tiêu cần là một yếu tố có thể cân đo đong đếm, chẳng hạn như số cơ quan báo chí tham dự, số tin bài được đăng, số lượng khách hàng mục tiêu tiếp cận được thông qua chương trình họp báo, v.v..
2. Xác định thời gian, thời lượng tổ chức họp báo
Khác với các sự kiện thông thường khác thường diễn ra vào buổi tối hoặc cuối tuần, sự kiện họp báo nên được tổ chức vào buổi sáng, tránh buổi tối hoặc các ngày nghỉ, ngày lễ, Tết.
Lý do là bởi nếu sự kiện diễn ra vào buổi sáng, các cơ quan báo chí có thể tiến hành đăng tin ngay trong ngày sau khi sự kiện kết thúc, điều này sẽ đảm bảo tính thời sự, tin tức nóng hổi về sự kiện. Bên cạnh đó, về mặt tâm lý, các nhà báo muốn tham dự sự kiện vào ngày làm việc trong tuần để dành thời gian cuối tuần cho gia đình và cuộc sống riêng tư.
Xây dựng quy trình tổ chức họp báo bạn cũng đừng quên xác định thời lượng diễn ra chương trình. Thời lượng không nên quá dài, dễ dẫn tới sự lan man và gây nhàm chán, mỏi mệt cho khách mời. Ngược lại cũng không nên quá ngắn khiến khách tham dự không nắm bắt được hết toàn bộ nội dung, thông điệp sự kiện muốn truyền tải. Thời lượng một buổi họp báo tốt nhất nên kéo dài trong khoảng từ 90 đến 120 phút.
3. Lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo
Địa điểm tổ chức họp báo trước hết cần đáp ứng yêu cầu về không gian, điều kiện tác nghiệp cho các phóng viên, nhân viên kỹ thuật quay phim, thu thanh… Tiếp đến là yếu tố ánh sáng cũng như trang thiết bị âm thanh phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật.
Xuất phát từ những yêu cầu này, các phòng hội nghị hội thảo tại các khách sạn, trung tâm hội nghị được trang bị đầy đủ tiện nghi, vị trí dễ tìm kiếm với không gian sang trọng, rộng rãi được xây dựng theo tiêu chuẩn để đáp ứng tốt nghiệp vụ quay phim, phỏng vấn… thường là những lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp.
Nên tránh lựa chọn các địa điểm tổ chức họp báo ở ngoài trời bởi sự phức tạp trong quá trình setup các thiết bị tác nghiệp và ảnh hưởng tới chất lượng thu âm.
4. Lên danh sách khách mời, các cơ quan báo chí
Các phương tiện truyền thông, kênh báo chí được lựa chọn cần phù hợp với lĩnh vực hoạt động và mục đích truyền thông của doanh nghiệp/tổ chức. Sau khi chốt được danh sách số lượng cơ quan báo chí và khách mời, bạn nên gửi thông cáo báo chí và thư mời đến từng đối tượng trước thời gian diễn ra sự kiện khoảng một tuần đến 10 ngày.
Vì tất cả khách tham dự sự kiện đều là những người có liên quan đến cơ quan truyền thông báo chí hoặc có tầm ảnh hưởng nhất định, mỗi thư mời gửi đi đều cần phải có sự trang trọng, lịch thiệp và chân thành. Nội dung thư mời cần có đầy đủ các thông tin quan trọng: Chủ đề chương trình họp báo, thời gian tổ chức, địa điểm diễn ra sự kiện, các nhân vật chính tham gia buổi họp báo…
Trước khi chương trình tổ chức họp báo diễn ra một ngày, bạn nên liên hệ lại với các cơ quan báo chí, khách mời để xác nhận sự có mặt của họ trong sự kiện và có những phương án dự phòng thích hợp. Đó là việc làm không thể thiếu trong quy trình tổ chức họp báo của các công ty sự kiện chuyên nghiệp.
5. Xây dựng nội dung kịch bản họp báo
Chủ đề và nội dung chương trình tổ chức họp báo là yếu tố thu hút khách mời, các đơn vị báo chí đến với sự kiện. Nếu chủ đề chương trình là vấn đề bức thiết, được dư luận quan tâm, hoặc nội dung chương trình có nhiều yếu tố độc đáo, ấn tượng thì đôi khi không cần mời, báo chí cũng sẽ tự tìm đến buổi họp báo.
Để xây dựng nội dung chương trình họp báo, bạn cần chuẩn bị các kịch bản, tài liệu như sau:
– Kịch bản tổng quát: Bao gồm các nội dung chính, thời gian, nhân sự phụ trách
– Kịch bản MC: Kịch bản dẫn chương trình cho MC
– Chuẩn bị các bài phát biểu
– Chuẩn bị video (nếu có)
– Chuẩn bị tài liệu: Thông cáo báo chí gồm thông tin về công ty/tổ chức, các sản phẩm sắp ra mắt, tài liệu về các thông tin được công bố
6. Xin giấy phép tổ chức họp báo
Đây là một bước tưởng không quan trọng nhưng lại rất quan trọng trong một quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp, bài bản. Rất nhiều sự kiện họp báo vì “quên” xin giấy phép dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời gian bắt đầu sự kiện đã đến sát nút.
Hồ sơ thủ tục xin giấy cấp phép tổ chức họp báo bao gồm:
– Đơn xin phép tổ chức họp báo đứng tên đơn vị xin phép gồm: mục đích, thời gian, địa điểm, nôi dung, người thuyết trình/chủ trì (họ tên, chức vụ), đối tượng khách mời
– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (công chứng)
– Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung chương trình họp báo (kịch bản, khuyến mãi, giấy phép biểu diễn…)
– Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện
7. Setup địa điểm và tổng duyệt trước sự kiện
Việc setup địa điểm và tổng duyệt trước buổi họp báo sẽ giúp bạn phát hiện kịp thời các sự cố để có phương án xử lý, dự phòng thích hợp. Trong quá trình tổng duyệt, cần lưu ý một số vấn đề quan trọng gồm:
– Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng: Hệ thống âm thanh, ánh sáng đã ổn định chưa, công suất đã phù hợp chưa, âm thanh có quá bé hay không, ánh sáng có chói mắt hay không, toàn bộ không gian sự kiện khi lên hình đã đạt yêu cầu hay chưa?
– Kiểm tra hệ thống an ninh, an toàn: Thiết lập bộ phận an ninh kiểm soát ra vào, kiểm tra hệ thống báo cháy, phòng cháy chữa cháy tòa nhà, v.v..
– Kiểm tra các tài liệu, dụng cụ: Thông cáo báo chí, video, thẻ ra vào, biển tên, quà tặng, v.v..
– Thảo luận với MC, người diễn thuyết: Nội dung trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý về thời gian diễn thuyết để đảm bảo thời lượng chương trình, sự khéo léo khi trả lời các câu hỏi khó hay tháo gỡ vấn đề gây tranh cãi, tác phong nhẹ nhàng, lịch sự, tránh các cử chỉ vui nhộn hài hước không phù hợp.
– Làm việc với đội ngũ nhân sự PG, lễ tân đón tiếp khách: Bố trí và phân chia các khu vực lễ tân trực đón tiếp, hướng dẫn, tặng quà cho khách.
8. Tiến hành tổ chức họp báo
Trước khi buổi họp báo bắt đầu ít nhất một giờ đồng hồ, toàn bộ thành viên trong ban tổ chức phải có mặt đầy đủ để kiểm tra lại thiết bị, dụng cụ, không gian tổ chức cũng như điểm danh các nhân sự phục vụ cho sự kiện.
Buổi họp báo vẫn được diễn ra đúng giờ và bám sát theo kịch bản sẵn có bất chấp có bao nhiêu người tham dự. Các thành viên, nhân sự được phân công công việc cần hoàn thành nhiệm vụ theo đúng kế hoạch và timeline đã đề ra, đồng thời có sự linh hoạt, tương trợ lẫn nhau khi có sự cố cần giải quyết.
9. Tổng hợp, đánh giá kết quả
Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức họp báo, ban tổ chức chương trình cần tiến hành họp, đánh giá kết quả cũng như đúc rút kinh nghiệm sau sự kiện.
– Đánh giá về công tác tổ chức buổi họp báo
– Gửi lời cảm ơn đến các cơ quan báo chí, khách mời đã tham dự buổi họp báo
– Theo dõi lịch trình phát sóng, đăng tin bài để tổng hợp lại và thông báo cho các bên liên quan cùng theo dõi
– Đánh giá về hiệu quả của chương trình tổ chức họp báo dựa trên mục tiêu tổ chức ban đầu
– Đúc rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau
Tổ chức họp báo là sự kiện quan trọng giúp nâng cao hình ảnh của tổ chức/doanh nghiệp. Do đó, cần có sự chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu tổ chức. Với quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp gồm 9 bước được Luxevent chia sẻ trên đây, hy vọng bạn có thể tổ chức một buổi họp báo thành công, ấn tượng và lan tỏa. Đừng quên nếu tổ chức họp báo khó khăn quá, luôn có Luxevent sẵn sàng chờ hỗ trợ ngay nhé: 0869 80 0869.
Tổ chức họp báo Công bố Hợp tác giữa Thien Minh Autosafety & Mobileye – Intel
Với thế mạnh truyền thông cùng mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan Nhà nước, Báo chí, Luxevent đã hỗ trợ Thiên Minh mời đến sự kiện gần 100 vị khách quý, gồm các vị lãnh đạo cao cấp của Vụ An Toàn Giao thông, Vụ Khoa học công nghệ và hơn 30 cơ quan báo chí.
Tổ chức hội thảo nhân sự – Công ty Cổ phần VHRS
Luxevent vinh dự đồng hành cùng Công ty CP VHRS tổ chức thành công Hội thảo “8 đột phá nhân sự để kinh doanh thành công” với sự có mặt của giáo sư Dave Ulrich – bậc thầy số 1 thế giới về quản trị.
Tổ chức lễ khai trương Trung tâm Giám định ADN – Viện công nghệ sinh học
Vượt qua 7749 vòng thử thách với những yêu cầu gắt gao từ Viện công nghệ sinh học, Luxevent đã trúng thầu trở thành đơn vị duy nhất đảm nhận tổ chức lễ khai trương Trung tâm giám định ADN hài cốt liệt sĩ đầu tiên tại Việt Nam. Với sự góp mặt của 150 vị khách quý, trong đó có Phó thủ tướng Chính phủ ông Vũ Đức Đam,…
Tổ chức sự kiện – Lễ kỷ niệm 17 năm thành lập TOTO Việt Nam
Cùng chung sứ mệnh đem đến những giá trị gắn kết cho khách hàng bằng sự chân thành đến từ trái tim, Công ty Tổ chức Sự kiện Luxevent vinh dự trở thành người bạn đồng hành cùng TOTO trong sự kiện đánh dấu 17 năm chặng đường phát triển tại Việt Nam.
Tổ chức du lịch team building – Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc
Hơn 900 thành viên, 2 đợt tổ chức, 4 ngày liên tiếp đọ sức nóng tại phố biển Sầm Sơn. Không ngại nắng gió, chẳng sợ thử thách, Luxevent & Thu Cúc Family đã thực sự bứt phá mọi giới hạn trong chương trình du lịch hè mang chủ đề Beyond Limits.
Chat với tư vấn viên
Gọi ngay