Gửi yêu cầu cần tư vấn ngay!
Nhiều doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam vẫn còn mơ hồ với các văn bản pháp luật, giấy phép quy định về tổ chức sự kiện. Chính vì sự thiếu am hiểu này, không ít sự kiện đã bị buộc phải hủy bỏ vào phút chót. Đúc kết từ 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp, Luxevent sẽ cung cấp cho bạn thông tin đầy đủ từ A đến Z về thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện 2021, giúp sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.
Xin giấy phép tổ chức sự kiện 2021 – Thông tin chi tiết từ A đến Z
1. Những sự kiện nào cần phải xin giấy phép tổ chức?
Ngoài một số sự kiện nhỏ mang tính cá thể như tiệc thôi nôi, sinh nhật, họp lớp họp khóa, tất cả các sự kiện của doanh nghiệp, tổ chức đều phải xin giấy phép tổ chức từ các cơ quan ban ngành nhà nước như: Họp báo ra mắt sản phẩm mới, hội nghị hội thảo, chạy roadshow, trình diễn thời trang, biểu diễn nghệ thuật, các cuộc thi sắc đẹp…
2. Quy trình thực hiện thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện
Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ xin cấp phép theo quy định
Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền tiến hành xem xét, giải quyết hồ sơ, nếu hồ sơ đáp ứng đủ yêu cầu sẽ tiến hành cấp Giấy phép tổ chức sự kiện cho đơn vị tổ chức
Bước 4: Nhận Giấy phép tổ chức sự kiện từ cơ quan thẩm quyền.
3. Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện thông thường gồm có 7 loại giấy tờ:
– Đơn đề nghị cấp phép tổ chức sự kiện theo mẫu do doanh nghiệp soạn. Lưu ý đối với các chương trình không bán vé cần ghi rõ nội dung “chương trình không bán vé”. Đối với các chương trình bán vé cần nộp kèm market vé bán.
– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện (mỗi bên 2 bản)
– Kịch bản chương trình sự kiện có chữ ký và đóng dấu treo của doanh nghiệp
– Giấy ủy quyền cho đơn vị tổ chức sự kiện nếu doanh nghiệp thuê công ty sự kiện bên ngoài tổ chức
– Hợp đồng tổ chức sự kiện nếu doanh nghiệp thuê công ty sự kiện bên ngoài tổ chức
– Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện do bên cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện soạn thảo: Làm thành 4 bản, 1 bản nộp lên bộ Cục Tác quyền, một bản nộp lên Sở Văn hóa Thể thao Du lịch, một bản bên thuê địa điểm giữ, một bản doanh nghiệp giữ
– Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt đối với các chương trình có quân nhạc, văn công, lực lượng địa phương tham gia: Chuẩn bị 3 bản, 1 bản nộp Cục Tác quyền, một bản nộp Sở VHTTDL, một bản doanh nghiệp giữ
– Hợp đồng đặc biệt khác (nếu có)
Lưu ý:
– Đối với các chương trình khuyến mãi hay bốc thăm trúng thưởng cần có đơn đề nghị cấp phép nộp lên Sở Công Thương
– Đối với các sự kiện là giải đấu phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải, Hợp đồng/Biên bản ghi nhớ với đơn vị phối hợp thực hiện
– Tất cả các loại giấy tờ cần được đóng dấu giáp lai, ghi chú rõ Nộp lưu chiểu ở phần nơi nhận
Ngoài 7 loại giấy tờ nêu trên, tùy theo từng sự kiện hồ sơ xin cấp phép sẽ cần thêm những loại giấy tờ khác như:
3.1. Hồ sơ xin giấy phép tổ chức họp báo
– Đơn xin cấp phép tổ chức họp báo theo mẫu
– Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
– Các giấy tờ liên quan tới mục đích tổ chức, nội dung chương trình họp báo: chương trình khuyến mại, giấy phép biểu diễn…
3.2. Hồ sơ xin giấy phép tổ chức biểu diễn ca nhạc
– Đơn xin cấp phép tổ chức biểu diễn ca nhạc. Nếu không bán vé cần ghi rõ nội dung “chương trình không bán vé”. Nếu có bán vé cần nộp kèm market vé bán.
– Bản sao công chứng giấy phép hoạt động kinh doanh
– Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức
– Hợp đồng mua tác quyền với tác giả tác phẩm hoặc giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền ở cục tác quyền
– Bản ghi lời bài hát
– Hồ sơ hộ chiếu của nghệ sĩ nước ngoài với các chương trình có nghệ sĩ nước ngoài biểu diễn
3.3. Hồ sơ xin giấy phép tổ chức trình diễn thời trang
– Đơn xin cấp phép trình diễn thời trang
– Hợp đồng địa điểm tổ chức
– Danh sách người mẫu tham gia
– Hình mẫu trang phục trình diễn
– Tổ chức phúc khảo trước ngày diễn ít nhất 5 ngày
4. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện
Bên cạnh việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, các doanh nghiệp, tổ chức cần biết chính xác nơi xin giấy phép tổ chức sự kiện ở đâu để tránh mất thời gian, tiền bạc và công sức.
Các cơ quan tiếp nhận giải quyết hồ sơ cấp phép tổ chức sự kiện gồm Sở Văn hóa – Thể thao và Du lịch, Cục nghệ thuật biểu diễn, Ủy ban nhân dân các cấp. Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể, đơn vị tổ chức cần nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với sự kiện đó như Sở Công thương, Cục Tác quyền, v.v..
5. Thời hạn nộp hồ sơ
Đối với phần lớn các chương trình sự kiện, thời hạn nộp hồ sơ là trước 10 ngày diễn ra sự kiện. Riêng đối với sự kiện trình diễn thời trang, các trang phục biểu diễn cần được duyệt phác thảo trước thời điểm diễn ra sự kiện ít nhất 30 ngày.
6. Một số mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức sự kiện
Mẫu đơn Đề nghị cấp giấy phép tổ chức họp báo
Mẫu đơn Đề nghị cấp giấy phép tổ chức lễ hội
7. Lưu ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện
Dự trù thời gian xin cấp phép
Trong quá trình làm hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện rất có thể xảy ra những tình huống không lường trước như phải điều chỉnh lại nội dung, bổ sung thêm giấy tờ cần thiết… Vì vậy, không nên để sát ngày tổ chức sự kiện mới tiến hành xin giấy phép.
Bên cạnh đó, tùy thuộc vào hồ sơ xin cấp phép, các cơ quan thẩm quyền cần có thời gian xem xét và phê duyệt hồ sơ, chưa kể các ngày nghỉ, lễ, Tết. Đơn vị tổ chức sự kiện cần tìm hiểu kỹ càng để dự tính thời gian nộp và nhận giấy phép cho chính xác.
Hiểu biết tường tận về nơi xin cấp phép
Nếu là người chưa từng có kinh nghiệm xin giấy phép tổ chức sự kiện, bạn sẽ tốn kha khá thời gian và công sức để hoàn thiện thủ tục nếu như không hiểu rõ cách hoạt động của các cơ quan có thẩm quyền cấp phép.
Chẳng hạn như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch sẽ chỉ nhận hồ sơ vào buổi sáng, nếu bạn đến vào buổi chiều chắc chắn phải quay lại một lần nữa vào sáng ngày hôm sau. Do đó, bạn cần nắm được những thông tin quan trọng về thời gian và quy định làm việc của từng cơ quan thẩm quyền có liên quan.
Trên đây là những thông tin đầy đủ về xin giấy phép tổ chức sự kiện 2021. Hy vọng những thông tin hữu ích này phần nào sẽ giúp cho quá trình xin cấp phép tổ chức sự kiện của bạn được nhanh chóng, dễ dàng hơn. Để được hỗ trợ tư vấn các thông tin về tổ chức sự kiện, vui lòng liên hệ Luxevent theo hotline 0869 80 0869.
Xem thêm về công ty tổ chức sự kiện Luxevent
Tổ chức hội nghị biểu dương điển hình tiên tiến – Trung tâm Mạng lưới Mobifone miền Bắc
Diễn ra tại trụ sở Tổng Công ty Viễn thông Mobifone, hội nghị có sự tham dự của 170 vị khách mời, trong đó có đại diện lãnh đạo Công đoàn Thông tin và Truyền thông Việt Nam, Ủy ban Quản lý Vốn Nhà nước, đaị diện lãnh đạo Tổng Công ty Viễn thông Mobifone… cùng toàn thể CBNV Trung tâm mạng lưới Mobifone miền Bắc.
Tổ chức hội nghị đối tác – VNPT-Media
Với kinh nghiệm tổ chức các chương trình hội nghị hội thảo của Mobifone, Luxevent vinh dự tiếp tục được ông lớn thứ hai ngành viễn thông – Tổng Công ty Truyền thông VNPT-Media (thành viên của Tập đoàn VNPT) lựa chọn là đơn vị tổ chức sự kiện Hội nghị Đối tác Dịch vụ Số. Chương trình diễn ra tại khách sạn 5* Lotte Hotel Hanoi vào ngày 06/01/2020 vừa qua.
Tổ chức họp báo Công bố Hợp tác giữa Thien Minh Autosafety & Mobileye – Intel
Với thế mạnh truyền thông cùng mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan Nhà nước, Báo chí, Luxevent đã hỗ trợ Thiên Minh mời đến sự kiện gần 100 vị khách quý, gồm các vị lãnh đạo cao cấp của Vụ An Toàn Giao thông, Vụ Khoa học công nghệ và hơn 30 cơ quan báo chí.
Tổ chức lễ khai trương Trung tâm Giám định ADN – Viện công nghệ sinh học
Vượt qua 7749 vòng thử thách với những yêu cầu gắt gao từ Viện công nghệ sinh học, Luxevent đã trúng thầu trở thành đơn vị duy nhất đảm nhận tổ chức lễ khai trương Trung tâm giám định ADN hài cốt liệt sĩ đầu tiên tại Việt Nam. Với sự góp mặt của 150 vị khách quý, trong đó có Phó thủ tướng Chính phủ ông Vũ Đức Đam,…
Tổ chức du lịch team building – TC Motor Hyundai
Lấy cảm hứng từ câu chuyện lịch sử của “Hào khí Đông A”, chương trình team building “HÀO KHÍ TC MOTOR” được ekip Luxevent sáng tạo riêng cho TC Motor Hyundai nhằm thể hiện cho tinh thần quyết liệt, nhất chí đồng tâm, nghĩ lớn, làm thật của con người TC Motor trong quá trình hình thành, xây dựng và phát triển để đưa thương hiệu TC Motor lên vị trí số 1 trong ngành Công nghiệp Ô tô Việt Nam cũng như không ngừng lớn mạnh vươn ra toàn cầu.
Tổ chức lễ kỷ niệm 10 năm thành lập công ty – VTC Mobile
Tháp Mười đẹp nhất bông sen
Tháng 10 đẹp nhất khi VTC Mobile có Luxevent đồng hành
Mừng lễ kỷ niệm 10 năm
Thành công tốt đẹp hơn trăm lần đợi mong
Tổ chức tiệc tất niên cuối năm – Công ty Cổ phần Kỹ thuật Sigma
Diễn ra tại phòng khánh tiết của Trung tâm Hội nghị Quốc gia, xuyên suốt chương trình là hơn 40 tiết mục ca múa nhạc được dàn dựng công phu, mang tính nghệ thuật cao, quy tụ gần 20 ca sĩ, nhóm múa, ban nhạc chuyên nghiệp tham gia biểu diễn.
Tổ chức tiệc tất niên cuối năm – Cty CP ECOBA Việt Nam
Luxevent vinh dự đồng hành cùng Công ty Cổ phần ECOBA Việt Nam tổ chức thành công chương trình Year End Party kết hợp Lễ kỷ niệm 10 năm thành lập tại Trung tâm Hội nghị Tiệc cưới Forevermark. Chương trình diễn ra trong không khí trang trọng và đầm ấm với sự góp mặt của hơn 700 cán bộ nhân viên Ecoba VN, Ecoba ENT, M&E, EGE.