Mẫu kịch bản hội nghị khách hàng chi tiết A-Z

Gửi yêu cầu cần tư vấn ngay!

Bạn chuẩn bị tổ chức hội nghị tri ân khách hàng nhưng chưa biết cách xây dựng kịch bản như thế nào, nội dung chương trình ra sao cho thật chỉn chu và chuyên nghiệp. Với 10 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện tri ân khách hàng cho các công ty, tập đoàn, Luxevent sẽ hướng dẫn bạn cách viết kịch bản hội nghị khách hàng, đồng thời gợi ý cho bạn một mẫu chương trình hội nghị khách hàng chi tiết từ A-Z.

 

Nghiên cứu thông tin trước khi viết kịch bản hội nghị khách hàng

Nghiên cứu thông tin kỹ càng trước khi bắt tay vào viết kịch bản hội nghị khách hàng sẽ giúp bạn xây dựng được nội dung chương trình phù hợp, hấp dẫn và truyền đạt thông điệp của sự kiện đến khách mời một cách hiệu quả hơn.

Các thông tin bạn cần nghiên cứu bao gồm:

1. Mục đích tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng là dịp để doanh nghiệp bày tỏ sự tri ân tới khách hàng, đối tác, đại lý hay nhà phân phối đã đồng hành phát triển cùng doanh nghiệp. Sự kiện cũng góp phần gia tăng lòng trung thành, củng cố vị thế của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp coi hội nghị khách hàng là thời cơ tốt để ra mắt sản phẩm mới.

kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng

Vì vậy, cần làm rõ mục đích tổ chức tiệc tri ân bao gồm những gì, mục đích nào là quan trọng, mục đích nào là thứ yếu, từ đó xây dựng nội dung kịch bản chương trình hội nghị khách hàng sao cho phù hợp.

2. Đối tượng tham dự hội nghị tri ân khách hàng

Đối tượng tham dự hội nghị tri ân chắc chắn là khách hàng, đối tác, đại lý và nhà phân phối sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn. Tuy nhiên, bạn cần tìm hiểu và khắc họa sâu hơn đặc điểm tính cách, nghề nghiệp, văn hóa của họ. Khách mời của bạn chủ yếu là nam hay nữ? Họ nằm trong độ tuổi bao nhiêu? Nghề nghiệp của họ là gì, nông dân, hộ kinh doanh cá thể hay công ty/tập đoàn lớn? Thông tin càng rõ ràng và đầy đủ càng giúp bạn dễ dàng chọn được những “key moment” ấn tượng trong kịch bản hội nghị khách hàng để chạm tới cảm xúc và trái tim người tham dự.

3. Chủ đề/concept tri ân khách hàng

Thay vì một bữa tiệc tri ân khách hàng được tổ chức theo một kịch bản quen thuộc: phát biểu – vinh danh/tặng quà – dùng tiệc… Các doanh nghiệp hiện nay có xu hướng tổ chức hội nghị khách hàng theo một chủ đề/concept đặc sắc. Khi đó, việc xây dựng kịch bản hội nghị khách hàng trở nên đơn giản hơn, đó là tìm kiếm ý tưởng sao cho phù hợp với chủ đề, nhưng cũng phức tạp hơn bởi nếu ý tưởng hay nhưng bạn làm không “tới” sẽ rất khó để gây ấn tượng và đạt được hiệu ứng như mong đợi.

mẫu kịch bản tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

4. Thời gian và thời lượng tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Hội nghị tri ân khách hàng thường được tổ chức vào hai thời điểm trong năm, từ tháng 5 đến tháng 7 và từ tháng 10 đến tháng 12, tương ứng với thời điểm kết thúc hai giai đoạn kinh doanh 6 tháng đầu năm và cuối năm, và được các doanh nghiệp tổ chức vào những ngày cuối tuần khi người tham dự có thể dành nhiều thời gian hơn cho sự kiện.

Thời lượng hợp lý cho một buổi tiệc gala tri ân thường kéo dài khoảng 2,5-3h đồng hồ. Nếu dài hơn sẽ dễ khiến khách tham dự cảm thấy mệt mỏi. Vì vậy bạn lưu ý không nên quá “tham” mà hãy chắt lọc, lựa chọn những nội dung quan trọng và đặc sắc nhất để đưa vào kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng.

5. Địa điểm tổ chức tiệc tri ân khách hàng

Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng tới nội dung kịch bản chương trình hội nghị khách hàng. Tổ chức tiệc tri ân trong nhà dù nội dung có thể đơn giản nhưng cũng sẽ dễ dàng kết nối khách tham dự hơn so với địa điểm ngoài trời có không gian rộng rãi, rất dễ khiến khách mời của bạn phân tâm bởi nhiều yếu tố ngoại cảnh khác. Trong vai trò là một người xây dựng kịch bản hội nghị khách hàng, bạn hãy căn cứ vào từng địa điểm để sáng tạo và lựa chọn những nội dung phù hợp nhất nhé.

Mẫu chương trình hội nghị khách hàng

Ngoài ra, Luxevent đưa ra một số lưu ý cho bạn khi lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc tri ân khách hàng:

– Lựa chọn địa điểm có sức chứa phù hợp với số lượng người tham gia tổ chức trong nhà. Một không gian quá rộng sẽ làm loãng không khí chương trình, ngược lại không gian quá nhỏ sẽ gây ra sự chật chội và cảm giác không thoải mái.

– Ưu tiên địa điểm có vị trí thuận tiện, dễ tìm kiếm, giao thông thông thoáng để khách tham dự có thể đi lại dễ dàng và đảm bảo có mặt tại sự kiện đúng giờ.

– Địa điểm có bãi đỗ xe, hệ thống an ninh, phòng cháy chữa cháy đảm bảo an toàn cho người và tài sản.

– Nên tiến hành khảo sát thuê địa điểm trước thời điểm tổ chức hội nghị khách hàng ít nhất 1 tháng để tránh tình trạng “cháy” địa điểm và có thời gian để giải quyết tình huống phát sinh.

6. Ngân sách tổ chức hội nghị khách hàng

Mọi ý tưởng dù hay đến đâu đều trở nên bất khả thi nếu nằm ngoài mức ngân sách. Vì vậy, trước khi xây dựng nội dung chương trình hội nghị khách hàng, bạn hãy xem xét lại khoản ngân sách dành cho sự kiện để tính toán và lựa chọn những nội dung phù hợp nhất.

Những lưu ý khi viết nội dung kịch bản hội nghị khách hàng

1. Phân loại kịch bản hội nghị khách hàng

Mỗi sự kiện tri ân khách hàng đều cần có 3 loại kịch bản:

– Kịch bản chương trình hội nghị khách hàng tổng quát:

Là kịch bản bao quát toàn bộ hội nghị tri ân khách hàng giúp cho đội ngũ quản lý điều phối và giám sát sự kiện, bao gồm: timeline chương trình, các nội dung chính, người phụ trách tương ứng.

– Kịch bản lời dẫn chương trình hội nghị khách hàng:

Là kịch bản dẫn của MC chương trình, có lời dẫn dắt chi tiết với ngôn từ được trau chuốt, văn phong lịch sự, trang trọng và phù hợp với tính chất sự kiện.

– Kịch bản âm thanh ánh sáng sự kiện:

Là kịch bản dành cho đội ngũ kỹ thuật để điều khiển các hiệu ứng âm thanh, ánh sáng phù hợp với từng nội dung diễn ra trong hội nghị khách hàng.

nội dung kịch bản chương trình hội nghị khách hàng

2. Kết cấu kịch bản hội nghị tri ân khách hàng

Kịch bản hội nghị tri ân khách hàng luôn phải đảm bảo có kết cấu đủ 3 phần: Mở đầu, nội dung chính và kết thúc.

3. Nội dung kịch bản chương trình hội nghị khách hàng

Khi viết kịch bản tổ chức sự kiện tri ân khách hàng, cần đảm bảo nội dung có tính logic, được sắp xếp với trình tự hợp lý, có sự liên kết và liền mạch tạo sự lôi cuốn, hấp dẫn.

4. Điểm nhấn trong kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng

Điểm nhấn hay còn gọi là “key moment” là yếu tố quan trọng tạo nên một hội nghị tri ân khách hàng ấn tượng. Nếu bạn lựa chọn được một key moment độc đáo đồng thời sắp xếp key moment xuất hiện một cách hợp lý trong chương trình sẽ tạo ra sự bất ngờ và cảm xúc khó quên cho người tham dự.

Nội dung kịch bản chương trình hội nghị khách hàng

Mẫu kịch bản hội nghị khách hàng chuẩn

Trong phạm vi bài viết này, Luxevent sẽ gợi ý cho bạn một kịch bản mẫu chương trình hội nghị khách hàng tổng quát, bao gồm timeline, nội dung chương trình, nhân sự phụ trách để bạn tham khảo. Nếu bạn cần lên ý tưởng, xây dựng kịch bản chi tiết và báo giá tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói, hãy liên hệ số hotline 0869 80 0869 (Zalo, Viber) của Luxevent ngay nhé!

MẪU KỊCH BẢN HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG TOYOTA HÀ ĐÔNG

STTThời gianPhầnNội dungGhi chú:
Nhân sự Luxevent
Ghi chú:
Nhân sự Toyota Hà Đông

1

17:30Đón khách– Lễ tân đón khách tại sảnh: 4 người mặc đồng phục Toyota Hà Đông
– Hướng dẫn vào khu vực check in, nhận Thẻ Tri ân
– Mời check in tại Backdrop Toyota Hà Đông, chân máy ảnh dựng sẵn
– Hướng dẫn vào khán phòng, hướng dẫn khu vực ngồi

Lễ tân Luxevent

– Tại khu vực lối vào: 2 lễ tân Luxevent đứng lối vào, chào khách và hướng dẫn vào sảnh check in
– Tại khu vực check in: 4 lễ tân Luxevent phụ trách:
+ 1 lễ tân làm thủ tục check in,
+ 1 phát Thẻ Tri ân
+ 1 lễ tân khu vực chụp ảnh
+ 1 lễ tân hướng dẫn khách vào hội trường

Phối hợp Lễ tân Luxevent đón khách, check in, đưa vào khu vực hội trường

2

18:00Vũ đoànTiết mục carnaval sôi động  
18:05Video giới thiệu Toyota Hà ĐôngTrình chiếu video  
318:10MC Giới thiệuMC dẫn lời giới thiệu:
Xin trân trọng kính mời ……………… – Đại diện Ban lãnh đạo Toyota Hà Đông  lên sân khấu phát biểu khai mạc
PG hướng dẫn đại biểu lên sân khấu, chuẩn bị micro 
18:15Phát biểu khai mạc Chuẩn bị slide giới thiệu ưu đãi 2020Đại diện Toyota chuẩn bị
418:25Giới thiệu chương trình ưu đãi 2020Đại diện Toyota Hà Đông  
18:40Vinh danh, tri ân đối tác– MC đọc từng hạng mục vinh danh và mới từng đối tác tương ứng lên sân khấu
– MC mời đại diện Toyota Hà Đông lên trao quà tri ân
– PG hướng dẫn đại biểu lên sân khấu, hướng dẫn vị trí đứng phù hợp
– PG bê quà, hoa tri ân
Cung cấp danh sách đại diện Toyota Hà Đông lên trao quà tri ân, vinh danh
519:00Khai tiệc– MC mời các cá nhân được vinh danh nán lại sân khấu
– Mời ban lãnh đạo Toyota Hà Đông cùng lên sân khấu khai tiệc
– PG chuẩn bị khay, ly, champane
– Thông báo nhà hàng chuẩn bị ra đồ
– Kiểm tra, đảm bảo toàn bộ khách mời đã có đủ đồ uống
 
19:05Dùng tiệcCác thành viên trong khán phòng Dùng tiệc– Phối hợp BTC, giám sát việc ra đồ
– Thông báo vũ đoàn chuẩn bị
 
619:15Vũ đoànTiết mục múa dân gian Việt nam  
19:20Bốc thăm trúng thưởng– MC giới thiệu về giải thưởng
mời 01 khách mời lên sân khấu, giao lưu, mời bốc thăm cho khách quan
– Công bố mã số trúng thưởng
– Mời cá nhân trúng thưởng lên sân khấu
– Mời đại diện Toyota Hà Đông lên sân khấu trao giải
– Giao lưu với khách mời trúng giải
– PG chuẩn bị thùng phiếu
– PG bê hoa, biển tượng trưng
Cung cấp tên đại diện Toyota Hà Đông lên trao quà
719:30Vũ đoànTiết mục múa dân gian Việt nam  
19:35Bốc thăm trúng thưởng– MC giới thiệu về giải thưởng
mời 01 khách mời lên sân khấu bốc thăm cho khách quan
– Công bố mã số trúng thưởng
– Mời cá nhân trúng thưởng lên sân khấu
– Mời đại diện Toyota Hà Đông lên sân khấu trao giải
– PG chuẩn bị thùng phiếu
– PG bê hoa, biển tượng trưng
Cung cấp tên đại diện Toyota Hà Đông lên trao quà
819:50Văn nghệBan nhạc  
20:05Bốc thăm trúng thưởng– MC giới thiệu về giải thưởng
mời 01 khách mời lên sân khấu bốc thăm cho khách quan
– Công bố mã số trúng thưởng
– Mời cá nhân trúng thưởng lên sân khấu
– Mời đại diện Toyota Hà Đông lên sân khấu trao giải
– PG chuẩn bị thùng phiếu
– PG bê hoa, biển tượng trưng
Cung cấp tên đại diện Toyota Hà Đông lên trao quà
920:30Tự do giao lưu
Kết thúc chương trình
– MC mời khách mời, địa biểu lên giao lưu văn nghệ, lên chụp ảnh lưu niệm
– MC thông báo khách mời nhận quà lưu niệm tại bàn đón tiếp phía bên ngoài
PG phối hợp BTC Toyota Hà Đông phát quà và chào tạm biệt khách hàng, đối tácPhối hợp Lễ tân Lux kiểm soát và phát quà, chào tạm biệt khách hàng, đối tác

Với hướng dẫn viết kịch bản hội nghị khách hàng và gợi ý mẫu chương trình hội nghị khách hàng chi tiết từ A đến Z trên đây, hi vọng sẽ giúp cho sự kiện tri ân khách hàng của bạn diễn ra thành công, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách mời.

 

Xem thêm về công ty tổ chức sự kiện Luxevent

error: Content is protected !!