Bạn được giao nhiệm vụ tổ chức một sự kiện cho công ty. Nhưng mới chân ướt chân ráo bước vào “ngành”, thật khó để biết nên bắt đầu từ đâu, phải làm như thế nào? Chuyên gia tổ chức sự kiện 10 năm kinh nghiệm của Luxevent sẽ giúp bạn với những chia sẻ sâu sắc về cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trong bài viết dưới đây.
Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: Chia sẻ từ chính chuyên gia
“Tổ chức sự kiện là công việc tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Ngay cả event agency nhiều năm kinh nghiệm như chúng tôi cũng phải tự nhắc mình luôn luôn cẩn trọng trong từng việc dù là nhỏ nhất. Bởi mỗi event không chỉ là uy tín của công ty sự kiện, mà còn thể hiện “bộ mặt” của doanh nghiệp với khách hàng, đối tác của họ. Do đó, tạo dựng một cách thức tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bài bản chính là bí quyết thành công của chúng tôi.”
– Ms. Nguyễn Lan, Founder Luxevent.
Theo chuyên gia sự kiện của Luxevent, cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không thể thiếu được 19 nội dung chính sau:
1. Xác định mục đích tổ chức sự kiện
Sự kiện được tổ chức nhằm mục đích gì? Giới thiệu sản phẩm, truyền thông thương hiệu, thúc đẩy doanh số hay mục đích gắn kết nội bộ? Việc xác định rõ mục đích tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn xây dựng được ý tưởng cũng như nội dung chương trình phù hợp và chính xác.
2. Xác định mục tiêu sự kiện cần đạt được
Mục tiêu sự kiện là những điều bạn mong muốn gặt hái được sau khi sự kiện kết thúc, được xác định dựa trên mục đích tổ chức sự kiện. Đó có thể là lượng khách hàng tiềm năng, lượng sản phẩm bán ra, dữ liệu khảo sát thu thập được hay mức độ phủ sóng của thương hiệu…
3. Xác định đối tượng tham dự sự kiện
Một sự kiện dù ấn tượng đến đâu, nhưng nội dung không liên quan hay đem lại giá trị cho đối tượng tham dự cũng sẽ không đạt được hiệu quả như mong đợi. Xác định đúng đối tượng tham dự sự kiện sẽ giúp bạn xây dựng nội dung phù hợp, thu hút lượng lớn khách hàng tiềm năng và mang lại hiệu quả cho sự kiện.
Xác định đối tượng mục tiêu tham dự sự kiện
4. Xác định ngân sách tổ chức sự kiện
Dự trù ngân sách cho sự kiện giúp bạn có một kế hoạch đúng đắn để tránh gây lãng phí, đồng thời tìm ra giải pháp hiệu quả nhất dựa trên ngân sách bỏ ra.
5. Lập một nhóm làm việc
Với một công việc có tính chất phức tạp như sự kiện, làm việc theo nhóm là một trong những cách tổ chức sự kiện hiệu quả.
Trước tiên, cần xác định số lượng thành viên cùng đảm nhận tham gia công tác tổ chức sự kiện. Sau đó tiến hành xây dựng bảng phân công công việc với mô tả chi tiết cho từng công việc, cho nhân sự/bộ phận phụ trách với thời gian hoàn thành cụ thể. Để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn, bạn nên tạo một bản checklist để thường xuyên theo dõi tiến độ và kiểm tra chất lượng.
6. Xây dựng ý tưởng, chủ đề sự kiện
Ý tưởng, chủ đề sự kiện gắn liền với mục đích tổ chức của chương trình. Một ý tưởng độc đáo hấp dẫn nhưng không truyền tải được thông điệp của sự kiện, không liên quan đến sản phẩm, thương hiệu sẽ trở thành vô nghĩa. Do đó, khi xây dựng ý tưởng, chủ đề cho sự kiện, bạn cần biết kết hợp hài hòa các yếu tố trên.
Chủ đề, ý tưởng độc đáo gây ấn tượng khó quên với người tham dự
7. Xác định thời gian tổ chức sự kiện
Ngoài các sự kiện cần xem xét kỹ lưỡng ngày, giờ tổ chức (khai trương, khánh thành, khởi công, động thổ) thời gian diễn ra sự kiện nên được ấn định vào một ngày cuối tuần, nếu là ngày trong tuần nên diễn ra sau 16h. Đó là khoảng thời gian mọi người không vướng bận công việc, có thể đến tham dự sự kiện một cách thoải mái.
8. Xác định địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm diễn ra sự kiện cần đảm bảo phù hợp với quy mô, tính chất và ngân sách dự trù. Sau khi lựa chọn được những địa điểm đáp ứng các tiêu chí trên, các tiêu chí sẽ được xem xét tiếp theo là vị trí dễ tìm kiếm, giao thông thuận tiện, có bãi đỗ xe… Bạn có thể tham khảo bài viết TOP 40 địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội để có thêm sự lựa chọn nếu chưa tìm được địa điểm phù hợp.
9. Xây dựng kịch bản chương trình sự kiện
Theo cách tổ chức sự kiện của các công ty sự kiện chuyên nghiệp, kịch bản chương trình sự kiện được xây dựng gồm ba phần:
– Kịch bản tổng quát gồm những nội dung chính bạn muốn có trong chương trình với timeline chi tiết
– Kịch bản MC dẫn chương trình cho sự kiện chi tiết với câu từ được trau chuốt kỹ lưỡng
– Kịch bản âm thanh – ánh sáng – trình chiếu cho đội ngũ kỹ thuật
► Gợi ý 5 kịch bản mẫu tổ chức sự kiện
10. Yêu cầu về hình thức tiệc
Hình thức tiệc như thế nào sẽ phụ thuộc vào tính chất của sự kiện và ngân sách bạn muốn chi cho phần tiệc là bao nhiêu. Nếu là một bữa tiệc trang trọng hoặc số lượng người tham dự lớn, nên lựa chọn tiệc bàn tròn (set menu). Nếu là một bữa tiệc có tính chất xã giao có thể lựa chọn tiệc đứng buffet để khách tham dự đi lại giao lưu, trò chuyện cùng nhau. Tiệc teabreak nhẹ nhàng thích hợp với các sự kiện hội thảo. Tiệc finger food thân mật phù hợp với các bữa tiệc liên hoan, họp mặt…
11. Yêu cầu về nhân sự sự kiện
Nhân sự tham gia sự kiện bao gồm:
– MC chương trình: Nam hay Nữ, MC tiếng Việt hay biết ngoại ngữ?
– PG tiếp đón khách: Yêu cầu về chiều cao, cân nặng?
– Ca sĩ, nhóm múa: Yêu cầu về dòng nhạc
– Nhân sự kỹ thuật: Âm thanh, ánh sáng, chụp hình, quay phim
12. Yêu cầu về thiết bị, tài liệu sự kiện
– Các thiết bị sự kiện: Bàn ghế, lều bạt, nhà giàn, cổng hơi, bộ cắt băng khai trương…
– Các thiết bị âm thanh, ánh sáng: Loa, ampli, màn chiếu, máy chiếu, đèn, máy tạo khói…
– Các vật dụng tiêu hao: tài liệu, bảng tên, bút, giấy…
13. Yêu cầu về thiết kế, trang trí sự kiện
Hạng mục thiết kế, trang trí gồm: Sân khấu, booth quảng cáo, cổng chào, địa điểm tổ chức chính, các không gian chức năng, backdrop, banner, standee, bandroll, phướn, thiệp mời, tờ rơi tờ gấp, voucher, phiếu bốc thăm trúng thưởng, túi, áo, mũ, cờ, quạt, hoa trang trí, hoa cài áo, lẵng hoa chúc mừng…
14. Yêu cầu về quà tặng sự kiện
Quà tặng cho sự kiện bao gồm: Quà tặng cho nhà tài trợ, quà tặng cho đại biểu, quà tặng cho khách mời, quà tặng cho khách vãng lai.
Các loại quà tặng có thể lựa chọn như: Tặng sản phẩm, tặng voucher, tặng giấy khen/kỷ niệm chương, tặng hiện kim…
15. Xin giấy phép tổ chức sự kiện
Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện cần được nộp lên các cơ quan chức năng xét duyệt trước thời điểm diễn ra sự kiện ít nhất 10 ngày. Các cơ quan ban ngành cần xin giấy phép gồm: Sở văn hóa thông tin, Sở Giao thông công chánh, UBND các cấp, các bộ, ban, ngành liên quan đến tính chất sự kiện, v.v..
► Tất tần tật thông tin về xin giấy phép tổ chức sự kiện 2020
16. Xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện
Tùy theo tính chất và mục tiêu của sự kiện, bạn có thể lựa chọn một trong các phương thức truyền thông được sử dụng phổ biến hiện nay gồm: Báo chí (viết bài PR), mạng xã hội (kênh fanpage riêng được cập nhật thông tin thường xuyên), truyền hình (bản tin thời sự, TVC quảng cáo), radio, các hoạt động activation (chạy roadshow, phát sản phẩm dùng thử… phù hợp với sự kiện khai trương hoặc ra mắt sản phẩm mới), v.v..
► Tham khảo cách truyền thông cho sự kiện bằng tổ chức họp báo chuyên nghiệp
17. Dự phòng & quản lý rủi ro sự kiện
Cách lập kế hoạch quản lý rủi ro cho sự kiện
Yếu tố chuyên nghiệp của một sự kiện được thể hiện rõ nhất khi bạn có khả năng dự phòng & quản lý rủi ro cho sự kiện đó. Một vài tình huống thường xuyên xảy ra có thể kể đến như:
– Thời tiết: Có phương án backup từ ngoài trời vào trong nhà
– Sự cố điện: Thuê máy phát điện
– Yếu tố con người: Yêu cầu toàn bộ nhân sự có mặt trước giờ diễn ra sự kiện 1 tiếng đồng hồ
18. Vận hành tổ chức sự kiện
Quá trình này bao gồm:
– Setup địa điểm tổ chức
– Tiến hành tổng duyệt chương trình
– Vận hành tổ chức
– Kết thúc, thu dọn, trả lại mặt bằng và thiết bị
19. Tổng hợp, đánh giá & báo cáo kết quả
Dựa vào công tác tổ chức sự kiện cũng như mục tiêu đã đặt ra, các yếu tố đánh giá hiệu quả sự kiện có thể được đưa ra như sau:
– Đánh giá mức độ thành công của sự kiện về quá trình lập kế hoạch, tổ chức
– Đánh giá hiệu quả của sự kiện về số lượng khách tham gia, tác động doanh số sau sự kiện
– Kết quả truyền thông sự kiện trên các phương tiện báo chí, truyền hình
Kết thúc 19 bước trên đây, hẳn bạn đã biết được cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, cũng như phần nào hình dung được một sự kiện sẽ diễn ra như thế nào. Giờ thì, bạn đã đủ tự tin để bắt tay vào thực hiện những bước đầu tiên chưa? Nếu còn vướng mắc, đừng quên có chuyên gia tổ chức sự kiện Luxevent luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ nhé! Gọi cho Luxevent ngay theo hotline 024 56789 666.
Dịch vụ có thể bạn quan tâm?
Các chương trình LUX đã tổ chức
Tổ chức hội nghị ra mắt nhà phân phối – Hải Anh Computers
Tham dự sự kiện, 300 khách mời đã được “mục sở thị” những thiết bị mới nhất, hiện đại nhất của hai nhãn hàng Asus & D-link. Đặc biệt, nhiều khách hàng đã được “rinh” ngay về tay các sản phẩm này nhờ may mắn trúng thưởng trong phần lucky draw của chương trình.
Hội nghị triển khai kế hoạch năm 2019 – Tổng công ty viễn thông MobiFone
Hội nghị triển khai kế hoạch năm 2019 của Tổng Cty Viễn thông MobiFone có sự tham gia của gần 200 các cán bộ chủ chốt thuộc các Phòng, Đài, tổ chức năng của các đơn vị trực thuộc Trung tâm mạng lưới MobiFone trên các tỉnh thành toàn miền Bắc.
Tổ chức sự kiện – Lễ kỷ niệm 17 năm thành lập TOTO Việt Nam
Cùng chung sứ mệnh đem đến những giá trị gắn kết cho khách hàng bằng sự chân thành đến từ trái tim, Công ty Tổ chức Sự kiện Luxevent vinh dự trở thành người bạn đồng hành cùng TOTO trong sự kiện đánh dấu 17 năm chặng đường phát triển tại Việt Nam.
Tổ chức họp báo Công bố Hợp tác giữa Thien Minh Autosafety & Mobileye – Intel
Với thế mạnh truyền thông cùng mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan Nhà nước, Báo chí, Luxevent đã hỗ trợ Thiên Minh mời đến sự kiện gần 100 vị khách quý, gồm các vị lãnh đạo cao cấp của Vụ An Toàn Giao thông, Vụ Khoa học công nghệ và hơn 30 cơ quan báo chí.
Tổ chức du lịch team building – Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc
Hơn 900 thành viên, 2 đợt tổ chức, 4 ngày liên tiếp đọ sức nóng tại phố biển Sầm Sơn. Không ngại nắng gió, chẳng sợ thử thách, Luxevent & Thu Cúc Family đã thực sự bứt phá mọi giới hạn trong chương trình du lịch hè mang chủ đề Beyond Limits.
Tổ chức lễ khai trương Trung tâm Giám định ADN – Viện công nghệ sinh học
Vượt qua 7749 vòng thử thách với những yêu cầu gắt gao từ Viện công nghệ sinh học, Luxevent đã trúng thầu trở thành đơn vị duy nhất đảm nhận tổ chức lễ khai trương Trung tâm giám định ADN hài cốt liệt sĩ đầu tiên tại Việt Nam. Với sự góp mặt của 150 vị khách quý, trong đó có Phó thủ tướng Chính phủ ông Vũ Đức Đam,…
Tổ chức Ngày hội gia đình: WE ARE FAMILY” – Panasonic
Ngày hội gia đình PAP không chỉ là cơ hội để 1000 thành viên trong công ty có khoảng thời gian nghỉ ngơi sau những giờ làm việc căng thẳng, mà còn được giao lưu, gắn kết, hiểu nhau hơn, gần nhau hơn nhờ chương team building với rất nhiều trò chơi hấp dẫn, kịch tính.
Chat với tư vấn viên
Gọi ngay