5. Lựa chọn thực đơn tiệc cuối năm

Dù bạn lựa chọn tiệc gala cuối năm theo hình thức buffet hay set menu, thực đơn bữa tiệc cần đảm bảo có đầy đủ các món khai vị, món chính, món tráng miệng và đồ uống. Trong bữa tiệc cũng nên có các món ăn truyền thống dịp cuối năm như bánh chưng, thịt đông, dưa hành… gợi cho khách mời nhớ về mâm cơm ngày Tết, tạo bầu không khí ấm cúng, sum vầy như một bữa tiệc tất niên gia đình.

6. Nên đặt dịch vụ riêng lẻ hay thuê trọn gói?

Khi lên kế hoạch tổ chức tiệc liên hoan cuối năm, các doanh nghiệp thường tối ưu chi phí bằng cách liên hệ nhiều đối tác cùng lúc để so sánh bảng giá, thay vì thuê một agency sự kiện tổ chức trọn gói. Hãy cùng xem xét những khía cạnh sau để quyết định nhé:

– Cuối năm là thời điểm bận rộn với hàng tá công việc gấp rút cần hoàn thành. Cách làm này không chắc giúp bạn tiết kiệm được nhiều chi phí, nhưng chắc chắn có thể khiến bạn vắt chân lên cổ chạy khi phải làm việc và quản lý nhiều nhà cung cấp cùng một lúc.

– Thực tế nhờ mối quan hệ thân thiết với các nhà cung cấp, một agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ có được bảng giá tốt hơn so với bảng giá bạn nhận được.

– Bằng kinh nghiệm và năng lực quản lý của mình, event agency có khả năng lường trước rủi ro, đảm bảo an toàn và sự suôn sẻ cho bữa tiệc cuối năm của bạn.

7. Lưu ý khi ký kết hợp đồng

Đừng bao giờ vội vàng đặt bút ký vào bất kỳ bản hợp đồng nào nếu bạn chưa xem xét kỹ lưỡng các thông tin và điều khoản trong hợp đồng.

Tất cả các hạng mục cần có thông tin cụ thể về số lượng, chất lượng, chủng loại, công suất, chi phí thuê, thời điểm thuê, thời gian thuê. Quy định rõ ràng về việc xử phạt nếu như một trong hai bên vi phạm. Lời lẽ cần chặt chẽ và không thể chối cãi. Tuyệt đối tránh các cụm từ không rõ nghĩa, mang tính chủ quan như “tùy tình huống xảy ra sẽ có phương án giải quyết” hay “được thỏa thuận sau”.

8. Kế hoạch truyền thông cho bữa tiệc liên hoan cuối năm

Vai trò của truyền thông nội bộ ảnh hưởng không nhỏ đến mức độ thành công của buổi tiệc liên hoan cuối năm. Một kế hoạch truyền thông bài bản không chỉ truyền đạt thông điệp của bữa tiệc đến sớm hơn với cán bộ nhân viên, cung cấp thông tin cần thiết về sự kiện cho người tham dự mà còn góp phần gia tăng sự đoàn kết. May mắn hơn biết đâu có một ai đó “gỡ bí” cho bạn bằng những đóng góp, sáng kiến hay cho chương trình.

9. Dự phòng rủi ro khi tổ chức tiệc liên hoan cuối năm

Nếu như chưa từng có kinh nghiệm tổ chức tiệc cuối năm, sẽ rất khó để bạn hoạch định được các phương án dự phòng rủi ro cho buổi tiệc. Hãy bắt đầu từ mọi việc làm có thể bằng cách tiến hành tổng duyệt trước thời điểm sự kiện diễn ra một ngày. Kiểm tra kỹ hệ thống điện tòa nhà, hệ thống kiểm soát an ninh, thiết bị phòng cháy chữa cháy tại địa điểm tổ chức. Tiến hành xác nhận một lần nữa sự có mặt của khách mời. Liên hệ các nhà cung cấp để chắc chắn rằng họ không “quên” địa điểm và thời gian tổ chức bữa tiệc của bạn.

Hy vọng rằng sau khi đọc hết 9 điểm lưu ý trong quá trình tổ chức tiệc liên hoan cuối năm trên đây, bạn sẽ có được cho riêng mình những đúc kết quan trọng để tự tin tổ chức thành công bữa tiệc tất niên cuối năm sắp tới. Còn nếu bạn chưa thực sự tự tin và cần nhiều sự giúp đỡ hơn, đừng ngần ngại nhấc máy gọi ngay đến hotline 0869 80 0869 để được Luxevent hỗ trợ 24/24!