Lập kế hoạch họp lớp hoàn hảo – 13 bước chi tiết A-Z

Gửi yêu cầu cần tư vấn ngay!

Buổi họp lớp sẽ diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và ý nghĩa hơn nếu bạn có một kế hoạch họp lớp được xây dựng chi tiết, kỹ lưỡng. Trong bài viết này, công ty tổ chức sự kiện Hà Nội chuyên nghiệp Luxevent sẽ hướng dẫn bạn cách lập kế hoạch tổ chức họp lớp hoàn hảo với 11 bước.

 

13 bước lập kế hoạch tổ chức họp lớp hoàn hảo

1. Bầu ban tổ chức sự kiện họp lớp

Ban tổ chức là những người chịu trách nhiệm lập kế hoạch họp lớp cũng như phụ trách các công tác tổ chức chương trình. Thông thường, Ban tổ chức chương trình họp lớp cũng chính là Ban liên lạc lâm thời. Tuy nhiên nếu thời điểm họp lớp một số thành viên trong Ban liên lạc lâm thời có việc bận, bạn có thể tiến hành bầu chọn một ban tổ chức họp lớp với các thành viên mới để đảm bảo các công việc diễn ra suôn sẻ nhất.

Thành viên tham gia vào ban tổ chức họp lớp nên là những người năng động, nhiệt huyết, có khả năng kêu gọi cũng như kết nối các thành viên trong lớp.

2. Xác định thời điểm, thời gian tổ chức họp lớp

Không giống như khi còn ngồi trên giảng đường, mỗi thành viên giờ đây đều đã có cuộc sống riêng. Rất khó để tìm được một ngày hội ngộ có sự tham gia đầy đủ của tất cả mọi người. Vì vậy, bạn hãy chọn một thời điểm thật đặc biệt để lên kế hoạch tổ chức họp lớp như kỷ niệm 10 năm, 15 năm, 20 năm, 30 năm ra trường… hoặc kỷ niệm ngày thành lập trường, thành lập khoa.

kế hoạch tổ chức họp lớp cũ

Nhiều người thường lựa chọn thời gian tổ chức họp lớp vào các dịp nghỉ lễ 30/4-01/5, quốc khánh 02/9. Đây là những dịp nghỉ lễ lớn, trùng vào thời điểm nghỉ hè hay ngày tựu trường, rất phù hợp để tổ chức họp lớp. Tuy nhiên, quá nhiều sự kiện họp lớp cùng diễn ra một ngày sẽ dẫn đến tình trạng “cháy” địa điểm cũng như dịch vụ. Vì vậy, khi lập kế hoạch họp lớp, bạn nên chọn thời gian diễn ra vào dịp cuối tuần để mọi người dễ dàng sắp xếp công việc tham gia.

Kế hoạch tổ chức họp lớp nên được lập trước ngày diễn ra sự kiện ít nhất 1 tháng.

3. Lập danh sách thành viên, khách mời tham dự buổi họp lớp

Bước tiếp theo trong phần lập kế hoạch tổ chức họp lớp, bạn cần xác định đối tượng tham dự họp lớp bao gồm những ai? Số lượng chính xác là bao nhiêu? Từ đó xây dựng nội dung chương trình cũng như tiến hành đặt dịch vụ sao cho phù hợp, tiết kiệm nhất.

4. Dự kiến ngân sách tổ chức họp lớp

Một bản kế hoạch họp lớp cũ dù hoàn hảo tới đâu cũng sẽ không khả thi nếu mọi ý tưởng nằm ngoài ngân sách. Để dự kiến ngân sách tổ chức họp lớp, bạn hãy trả lời các câu hỏi:

− Tổng chi phí chương trình dự kiến là bao nhiêu?

− Nguồn quỹ sẵn có là bao nhiêu?

− Có nguồn tài trợ nào khác hay không

Tiếp theo, bạn lập một bản kê khai chi tiết các hạng mục cần chi, đồng thời ước tính chi phí cho từng hạng mục. Sau đó, bạn so sánh giữa tổng chi phí dự kiến và ngân sách đang có để tính toán chỉnh sửa, thêm bớt các hạng mục. Cuối cùng, bạn cân nhắc có nên kêu gọi đóng góp thêm kinh phí từ các thành viên trong lớp hay không và cụ thể hạn mức là bao nhiêu.

Bạn có thể tạo một cuộc biểu quyết trưng cầu dân ý các thành viên trong lớp để đưa ra được mức kinh phí phù hợp với tất cả mọi người.

5. Lên kế hoạch phân công công việc tổ chức sự kiện họp lớp

Lên kế hoạch phân công công việc cho từng nhóm/thành viên trong Ban tổ chức không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng lên vai một người mà còn đảm bảo cho các hạng mục được thực hiện nhanh chóng, suôn sẻ hơn.

− Nhóm Ý tưởng: Là nhóm phụ trách lên ý tưởng tổ chức họp lớp bao gồm chủ đề, concept (trang trí, trang phục, maket họp lớp), kịch bản chương trình, quà tặng, truyền thông sự kiện.

− Nhóm Hậu cần: Đặt xe, thuê địa điểm họp lớp, thiết bị, nhân sự, chụp ảnh… tính toán các hạng mục thu chi của chương trình.

− Nhóm Điều hành: Xây dựng agenda chương trình, quản lý rủi ro, đón tiếp khách mời, điều phối, giám sát và vận hành tổ chức.

6. Lên ý tưởng tổ chức họp lớp

Trước khi lên ý tưởng tổ chức họp lớp, hãy xác định mục đích tổ chức họp lớp của bạn gồm những gì? Sau đó căn cứ vào ngân sách dự kiến để lựa chọn được ý tưởng phù hợp.

kế hoạch họp lớp kỷ niệm 10 năm ra trường

Chẳng hạn, nếu mục đích tổ chức của bạn là để tri ân thầy cô, báo hiếu cha mẹ, ý tưởng tổ chức họp lớp mang tên Ngày Trở Về sẽ rất phù hợp. Nếu bạn muốn sống lại thanh xuân với một chương trình họp lớp độc đáo, hãy thử ngay concept Reply 1970s nhé! Bạn có thể tham khảo thêm bài viết 5 ý tưởng tổ chức họp lớp ý nghĩa, độc đáo của Luxevent .

7. Lựa chọn địa điểm tổ chức họp lớp

Tùy theo hình thức tổ chức, có 3 địa điểm tổ chức họp lớp như sau:

− Địa điểm tổ chức họp lớp tại nhà hàng: Phù hợp với các chương trình họp lớp chỉ tổ chức tiệc gala.

kế hoạch họp lớp 10 năm

− Địa điểm tổ chức họp lớp tại khuôn viên trường học: Phù hợp với các chương trình họp khóa, tri ân. Sử dụng tiệc lưu động để tổ chức gala ngay tại khuôn viên trường.

kế hoạch họp lớp kỷ niệm 15 năm ra trường

− Địa điểm tổ chức sự kiện họp lớp tại các khu du lịch, sinh thái, resort nghỉ dưỡng: Là xu hướng họp lớp hiện nay. Chương trình bao gồm nhiều hoạt động hấp dẫn: Tham quan, nghỉ dưỡng, team building, tiệc gala, lửa trại.

kế hoạch họp lớp kỷ niệm 20 năm ra trường

Tham khảo bài viết 15 địa điểm tổ chức họp lớp đẹp tại Hà Nội và lân cận nếu bạn chưa tìm được địa điểm phù hợp.

8. Xây dựng kịch bản tổ chức họp lớp

Kịch bản tổ chức họp lớp bao gồm các kịch bản trò chơi team building, kịch bản tiệc gala, kịch bản MC dẫn chương trình và kịch bản điều chỉnh âm thanh, ánh sáng cho đội ngũ kỹ thuật.

Các kịch bản nên được xây dựng chi tiết gồm các phần: Thời gian, nội dung, người phụ trách, ghi chú (nếu có). Riêng với kịch bản MC cần được trau chuốt ngôn từ kỹ lưỡng, với văn phong lịch sự, trang trọng và giàu cảm xúc.

9. Thiết kế backdrop họp lớp, maket họp lớp

Backdrop họp lớp, maket họp lớp được thiết kế dựa vào ý tưởng, chủ đề của buổi họp lớp. Maket họp lớp đẹp không chỉ gây ấn tượng với người tham dự mà còn góp phần tạo nên những bức ảnh tuyệt vời, để lại những khoảnh khắc, kỷ niệm đẹp và ý nghĩa cho buổi họp lớp. Nếu bạn đang tìm kiếm những mẫu phông họp lớp đẹp, tham khảo ngay 10 mẫu backdrop họp lớp đẹp và ý nghĩa TẠI ĐÂY.

kế hoạch tổ chức họp lớp 20 năm ngày ra trường

10. Liên hệ đặt dịch vụ tổ chức họp lớp

Công việc tiếp theo trong bản kế hoạch họp lớp là nhiệm vụ của nhóm Hậu Cần bao gồm đặt xe di chuyển, thuê địa điểm tổ chức, đặt tiệc, thuê thiết bị, thuê MC dẫn chương trình… Bạn cần lưu ý liên hệ đặt các dịch vụ càng sớm càng tốt, như vậy bạn vừa tránh được tình trạng cháy dịch vụ khiến chi phí bị đội lên cao, đồng thời có thể linh hoạt thay đổi các phương án nếu xảy ra các tình huống không lường trước.

11. Gửi thư mời tham dự họp lớp

Việc xác định đối tượng cũng như số lượng thành viên tham gia chương trình họp lớp trước đó không có nghĩa là bạn sẽ bỏ qua bước gửi thư mời tham dự họp lớp đến từng người. Điều này vừa làm tăng tính trang trọng cho sự kiện, vừa là thông báo chính thức tới người tham dự về địa điểm, thời gian cũng như các nội dung chính trong chương trình họp lớp. Chắc chắn mọi người sẽ cảm nhận được ý nghĩa của buổi lễ cũng như cảm thấy có phần háo hức hơn khi cầm trên tay một tấm thiệp mời họp lớp đẹp mắt.

12. Tiến hành tổ chức họp lớp

Những việc quan trọng cần lên kế hoạch trước khi tiến hành tổ chức họp lớp để đảm bảo chương trình diễn ra thành công, suôn sẻ:

− Dự phòng các tình huống rủi ro và phương án xử lý: Bạn sẽ làm gì khi trời mưa? Giải pháp nào thay thế nếu trong quá trình diễn ra sự kiện bị cắt điện bất ngờ?

− Setup trang thiết bị trước khi chương trình diễn ra ít nhất 1 tiếng đồng hồ. Kiểm tra kỹ càng và vận hành thử các thiết bị, đảm bảo tình trạng hoạt động ổn định.

− Trao đổi thông tin kỹ lưỡng với từng nhóm phụ trách cũng như nhân sự, MC chương trình. Lập bản checklist và mô tả công việc chi tiết cho từng cá nhân/bộ phận.

kế hoạch họp lớp đại học

13. Tổng kết, truyền thông sau chương trình họp lớp

Bước cuối cùng trong bản kế hoạch họp lớp, đó là công tác tổng kết và truyền thông sau sự kiện. Hãy cùng ngồi lại với nhau để tổng kết những điều đã làm được và chưa làm được trong sự kiện. Qua đó rút kinh nghiệm cho những chương trình sau.

Bên cạnh đó, nhân lúc dư âm và cảm xúc của mỗi người sau chương trình chưa lắng xuống, đừng quên thu thập các bức ảnh, clip của chương trình để gửi đến tất cả các thành viên ngay sau khi sự kiện kết thúc.

Trên đây là 13 bước lập kế hoạch họp lớp hoàn hảo và chi tiết nhất. Chúc bạn sẽ lên được một bản kế hoạch tổ chức họp lớp bài bản cũng như có một chương trình họp lớp thành công và ý nghĩa. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình tổ chức, hãy liên hệ công ty tổ chức họp lớp chuyên nghiệp Luxevent để được hỗ trợ tốt nhất!

Bình luận bài viết

error: Content is protected !!